Die Convicta Treuhand AG beschleunigt Buchhaltungsprozesse ihrer Kunden durch Automatisierung mit DeepBox.

Herausforderung

Die überflüssige Duplizierung von Patientenrechnungen war für den Kunden belastend.

Als Treuhandunternehmen mit drei Standorten im Raum Luzern ist die Convicta Treuhand AG sehr auf die Genauigkeit und Effizienz ihrer Buchhaltungsarbeit bedacht. Die traditionellen Methoden der Rechnungslegung durch ihre Kunden, wie z. B. das Einreichen von Quittungen per Hand in ihren Büros oder das Einscannen und Versenden per E-Mail, waren jedoch lange Zeit anfällig für Nichterfassungen oder unleserliche Dokumente.

Darüber hinaus werden die Rechnungen von Kunden in bestimmten sensiblen Branchen wie dem Gesundheitswesen sehr genau geprüft. Vorschriften, die eine doppelte Ausstellung von Rechnungen vorschreiben, stellen für kleine Klientenunternehmen eine erhebliche bürokratische Belastung dar.

Ein solcher Kunde ist der Rettungsdienst Seetal in Hochdorf, der regelmässig zu über 2’100 Einsätzen pro Jahr ausrückt. Nach einem Einsatz muss der private Dienstleister ein mehrstufiges Abrechnungsprotokoll ausfüllen, bevor die Verwaltung die Rechnung stellen, die Abrechnung vornehmen und das Personal bezahlen kann. Laut Convicta Treuhand war es immer ein grosses Ärgernis, dass aus bürokratischen Gründen jede Patientenrechnung doppelt ausgestellt werden musste.

Lösung

Die automatisierte DeepO Dateneingabe für DeepBox hat die Jahresabschlüsse „erheblich vereinfacht“.

Als langjähriger Anwender der Abacus Software konnte die Convicta Treuhand mit den Produkten von DeepCloud die Automatisierung der eigenen Dienstleistungen vorantreiben.

Das Unternehmen profitiert insbesondere von DeepO die künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen für die intelligente Datenerfassung einsetzt. Das System kann Rechnungsdaten automatisch lesen, verstehen, importieren und klassifizieren. Es erkennt unmittelbar Informationen, z. B. wer die Rechnung erstellt hat, den Rechnungsbetrag und ob eine Mehrwertsteuer erhoben wurde. Dies spart Zeit und verringert die Fehlerquote, da eine manuelle Eingabe entfällt. Laut Milomirka Komatina, Kundenbetreuerin bei der Convicta Treuhand AG, vereinfacht DeepO „den Jahresabschluss erheblich, da alles bereits miteinander verknüpft ist. Es funktioniert tadellos.“

Mit seinem Kunden, dem privaten Rettungsdienst Seetal, hat das Unternehmen eine gemeinsame DeepBox eingerichtet, so dass der Kunde Rechnungen direkt von seiner Seite aus importieren kann – und zwar direkt von seinem Smartphone. Mit der Scan- und Upload-Funktion ist das Hochladen von Dokumenten in die DeepBox für Kunden schnell, einfach und intuitiv.

Der Rettungsdienst Seetal führt seine Finanzbuchhaltung mit Abacus. Wenn das Unternehmen eine Rechnung in DeepBox einreicht, steht diese ihrem Treuhandunternehmen, der Convicta Treuhand, unmittelbar zur Verfügung. Das System legt den Patienten in Abacus automatisch aus den Daten und relevanten Informationen der Rechnung an, so dass eine zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Eingabe überflüssig wird. „Im Abrechnungssystem ist alles perfekt erfasst“, sagt Tamara Merz, zertifizierte Rettungssanitäterin beim Rettungsdienst Seetal. „Für uns und für den Buchhalter ist ein grosser Teil der Arbeit bereits getan.“

„Die Convicta Treuhand ist sehr auf Effizienz, Digitalisierung und Automatisierung bedacht. DeepBox ist ein optimales Werkzeug, das genau diese Anforderungen erfüllt.“

Milomirka Komatina
KUNDENMANAGER, Convicta Treuhand

Ergebnisse

Ein „optimales Werkzeug“ mit sicherem Schweizer Handling von sensiblen Daten.

Laut der Convicta Treuhand besteht der Mehrwert von DeepBox für ihre Kunden vor allem darin, dass sie Dokumente digital übermitteln können. Die Kunden müssen die Belege und Dokumente nicht mehr mitbringen oder per E-Mail versenden. Sie können sie per Drag & Drop aus ihrer E-Mail ziehen oder mit ihrem Smartphone scannen und hochladen.

Ein zusätzliches Plus für den Rettungsdienst Seetal ist, dass alle in DeepBox importierten und verarbeiteten Dokumente in der sicheren Schweizer Cloud gespeichert sind. „Da die Verarbeitung von Patientendaten ein sehr sensibles Thema im Gesundheitswesen darstellt, ist es gut zu wissen, dass DeepBox die Daten in der Schweiz verwaltet und speichert“, so Merz.

Und weiter: „DeepBox ist wirklich sehr einfach und leicht zu bedienen, auch für den Laien, und für uns ist der gesamte Prozessablauf unglaublich bequem und effizient.“

Die Convicta Treuhand sieht aufgrund ihrer Erfahrungen im Einsatz bei zahlreichen Kunden ein grosses Potenzial für DeepBox. „Es ist ein optimales Werkzeug“, sagt Milomirka Komatina, Kundenmanagerin bei der Convicta Treuhand. „Es sollte von allen in diesem Bereich genutzt werden. Schliesslich will niemand stundenlang kostbare Zeit mit doppelter Arbeit verschwenden.“