Lorsqu’un document porte un sceau, il envoie un message clair : ce document provient incontestablement de l’émetteur et il est inaltérable. Mais comment cela fonctionne-t-il à une époque où la majorité de l’administration travaille de manière numérique ? La réponse est simple : grâce aux sceaux numériques.

Qu’est-ce qu’un sceau numérique et quelle est la différence avec une signature ?
Alors que la signature numérique garantit l’intégrité d’un document et l’associe de manière unique à une personne physique, le sceau numérique confirme l’origine d’un document provenant d’une organisation – en l’occurrence, de la commune elle-même. Le sceau numérique remplace le tampon ou la signature physique d’une autorité et apporte sécurité juridique et traçabilité dans l’espace numérique. Un exemple pratique :

• Signature numérique : La responsable du service des constructions signe personnellement la demande de permis de construire.
• Sceau numérique : La commune appose un sceau sur le permis de construire afin d’en garantir l’authenticité – sans qu’une personne doive signer.

Les sceaux numériques permettent de marquer de manière conforme au droit et infalsifiable des documents générés automatiquement ou en grand nombre, tels que des permis de construire, des décisions administratives ou des bulletins officiels, avant leur publication. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de renforcer la confiance des citoyennes et citoyens ainsi que des tiers.

Et qui vérifie si un document est authentique ?
C’est précisément là qu’intervient le DeepValidator – le premier validateur certifié au niveau suisse, développé par DeepCloud. Il permet de vérifier en un clic des documents signés ou scellés électroniquement.

Quand un sceau numérique est-il particulièrement utile ?
Qu’il s’agisse d’un seul document ou de milliers : partout où les communes délivrent des documents officiels, l’utilisation de sceaux numériques est judicieuse. Voici quelques exemples :

SERVICE	DOCUMENTS TYPIQUES
Contrôle des habitants	Attestations de domicile, demandes de séjour lors de l’entrée en Suisse, changements de canton, modifications du statut de séjour, attestations de départ, renseignements d’adresse, …
Service des constructions	Demandes de permis de construire, autorisations, décisions, procès-verbaux de chantier, …
Chancelleries communales	Procès-verbaux, directives, décisions, …
Service social	Demandes d’aide sociale et de subventions, décisions de prestations, …
Écoles	Bulletins scolaires, inscriptions aux cours, …

De la théorie à la pratique : comment les communes suisses utilisent aujourd’hui les sceaux numériques
Plus de 200 villes et communes – telles que Zurich, Zoug, Thoune, Bâle, Illnau-Effretikon, Orpund, Küsnacht ou Rafz – recourent déjà aux sceaux numériques pour leurs attestations et communications. Elles bénéficient de processus entièrement numériques, de la demande à la délivrance, ce qui permet non seulement d’économiser des ressources, mais aussi d’éviter les ruptures de support, comme le montre l’exemple suivant.

La Ville de Zurich utilise DeepSign pour signer de manière efficace et conforme à la loi ses contrats et documents juridiques. Les sceaux électroniques garantissent des processus sûrs et transparents dans le workflow des créanciers et pour l’archivage. Des sceaux spécifiques à chaque service assurent l’origine et l’intégrité des documents, permettant ainsi de sceller et d’archiver rapidement et en toute sécurité des millions de dossiers.

Conclusion : la numérisation a besoin de confiance
Aujourd’hui, les sceaux numériques sont la clé d’une administration efficace, sûre et transparente. Celles et ceux qui misent dès maintenant sur des solutions numériques gagnent du temps et réduisent les coûts, protègent l’intégrité des documents officiels et renforcent la confiance des citoyens – le tout de manière simple et conforme au droit.

Vous souhaitez, vous aussi, renforcer numériquement votre commune ?
Nous nous ferons un plaisir de vous montrer comment les sceaux numériques et le DeepValidator peuvent simplifier votre quotidien. Contactez-nous à sales@deepcloud.swiss.

Cet article a été publié initialement dans le numéro d’octobre 2025 de la revue Schweizer Gemeinde.