Commune d’Oftringen : comment les apprentis contribuent à atteindre 80 % d’automatisation.

Le défi

Beaucoup de tâches répétitives au détriment d’une expérience pratique enrichissante.

La commune d’Oftringen avait déjà numérisé très tôt ses processus de comptabilité fournisseurs et introduit le visa électronique. Malgré cela, le traitement des factures entrantes nécessitait encore un important travail manuel. Chaque facture devait être contrôlée, imputée et attribuée à la personne responsable de son approbation. Un processus chronophage qui sollicitait particulièrement les apprentis.

Une grande partie du travail de la comptabilité fournisseurs consistait en tâches répétitives. Pour chaque facture, il fallait saisir manuellement le responsable du visa, le libellé comptable et l’imputation. À cela s’ajoutaient des formats de factures variés et des références parfois manquantes, générant un surcroît de travail.

Avec la standardisation progressive des pièces comptables, la commune a souhaité franchir une nouvelle étape en automatisant ces opérations.

La solution

Entraîner DeepO pas à pas, avec les apprentis.

La mise en œuvre a volontairement été simple. Après l’installation réalisée par le partenaire de distribution Abacus OBT, la commune d’Oftringen a pu poursuivre le traitement des factures comme à son habitude. Les règles, mots-clés et propositions d’automatisation ont ensuite été ajoutés progressivement. DeepO a ainsi appris étape par étape, sans projet de déploiement complexe ni configuration fastidieuse.

La particularité du projet réside dans le fait que ce ne sont pas des spécialistes externes, mais les propres apprentis de la commune qui ont assuré une grande partie de l’entraînement du système.

En collaboration avec les collaborateurs, ils ont défini les mots-clés, les règles et les propositions, tout en observant la manière dont DeepO améliorait continuellement le traitement des factures récurrentes. En peu de temps, les apprentis sont devenus les principaux experts de la solution et ont même commencé à accompagner les collaborateurs du service des finances dans son utilisation quotidienne.

La commune a également particulièrement apprécié la flexibilité de cette approche. DeepO peut être entraîné à tout moment, au rythme de l’organisation. Pendant les périodes de forte activité, il est possible d’interrompre les travaux d’optimisation sans difficulté, puis de les reprendre ultérieurement.

« La plus grande valeur ajoutée de DeepO réside dans le fait que la solution allège la charge de travail de nos collaborateurs, implique activement les apprentis dans la transformation numérique et ouvre la voie à une administration moderne. »

Mario Ivancevic
Responsable adjoint Finances & Fiscalité

Les résultats

Moins de routine, davantage de responsabilités.

Chaque facture utilisée pour entraîner le système augmente le niveau d’automatisation. Les factures récurrentes sont reconnues et traitées avec une fiabilité toujours plus grande, ce qui allège sensiblement la charge de travail du service des finances. Cet avantage est particulièrement précieux pendant les périodes d’activité intense, où il contribue à préserver la stabilité des opérations et à éviter une surcharge de l’équipe.

Le rôle des apprentis est celui qui a le plus évolué. Au lieu de saisir chaque jour les mêmes données de manière répétitive, ils participent désormais activement au développement des processus automatisés. Ils contrôlent les propositions de DeepO, optimisent les règles existantes et contribuent à rendre le système toujours plus performant.

Ce qui n’était auparavant qu’un travail répétitif est ainsi devenu une mission exigeante, porteuse de responsabilités et un projet pratique passionnant autour de l’intelligence artificielle.

Perspectives : la comptabilité de demain se construit dès aujourd’hui.

À ce jour, des règles spécifiques ont été définies pour environ 10 % des fournisseurs. Bien que seule une partie relativement limitée des fournisseurs ait été prise en compte jusqu’à présent, la commune estime déjà qu’elle pourra à l’avenir traiter automatiquement ou semi-automatiquement jusqu’à 50 % de l’ensemble de ses factures fournisseurs.

À plus long terme, l’objectif est encore plus ambitieux : atteindre jusqu’à 80 % d’automatisation du traitement des factures. D’autres optimisations, telles que le transfert automatique des factures ou l’intégration de produits DeepCloud supplémentaires, sont déjà prévues.