Convicta Treuhand AG accélère les processus comptables de ses clients grâce à l'automatisation de DeepBox.

Défi

La duplication inutile des factures des patients était une source de frustration pour leur client.

En tant que fiduciaire disposant de trois bureaux dans les environs de Lucerne, en Suisse, Convicta Treuhand AG est très soucieuse de l’exactitude et de l’efficacité de son travail comptable. Cependant, les méthodes traditionnelles de présentation des factures par les clients, qui consistent à apporter les reçus en main propre à leurs bureaux ou à les scanner et à les envoyer par courrier électronique, ont longtemps été sujettes à des omissions ou à une documentation illisible.

En outre, les clients de certains secteurs sensibles, comme la santé, sont soumis à un examen minutieux de leurs factures. Les réglementations exigeant la duplication des factures représentent une charge bureaucratique importante pour les petites entreprises clientes.

L’un de ces clients est Rettungsdienst Seetal, un service de sauvetage situé à Hochdorf qui effectue régulièrement plus de 2 100 missions par an. Après une mission, le prestataire de services privés doit suivre un protocole de facturation en plusieurs étapes avant que l’administration ne puisse facturer, régler et payer le personnel. Selon Convicta Treuhand, le fait que, pour des raisons bureaucratiques, chaque facture de patient doive être émise deux fois a toujours été un sujet de mécontentement important.

Solution

La saisie automatisée des données par DeepO pour DeepBox « simplifie grandement » les comptes annuels.

En tant qu’utilisateurs de longue date du logiciel Abacus, la société mère de DeepCloud, et désireux de faire évoluer leurs propres services vers plus d’efficacité, de numérisation et d’automatisation, il était naturel de commencer à utiliser les produits de DeepCloud pour Convicta Treuhand.

DeepO est particulièrement appréciée, qui exploite l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour une reconnaissance intelligente des données. Elle peut lire, comprendre, importer et classer automatiquement les données des factures. Le système acquiert instantanément des informations telles que l’auteur de la facture, son montant et l’application de la T.V.A., le cas échéant, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs en éliminant les saisies manuelles. Selon Madame Milomirka Komatina, gestionnaire de clientèle chez Convicta Treuhand AG, DeepO « simplifie grandement les comptes annuels car tout est déjà lié. Cela fonctionne parfaitement. »

Avec leur client Rettungsdienst Seetal, le fournisseur de services de sauvetage privés, l’entreprise a mis en place une DeepBox partagée afin que le client puisse importer des factures directement de son côté – et directement à partir de son smartphone. Grâce à la fonctionnalité « scan and upload », le téléversement de documents vers la DeepBox est rapide, facile et intuitif pour les clients.

Rettungsdienst Seetal utilise Abacus pour sa comptabilité financière. Lorsqu’elle établit une facture dans DeepBox, celle-ci est instantanément mise à la disposition de sa fiduciaire, Convicta Treuhand. Le système crée automatiquement le patient dans Abacus à partir des données et des informations pertinentes contenues dans la facture, ce qui rend superflue toute saisie manuelle, qui prend du temps et est source d’erreurs. « Tout est parfaitement enregistré dans le système comptable », déclare Tamara Merz, auxiliaire médicale agréée chez Rettungsdienst Seetal. « Pour nous et pour le comptable, une grande partie du travail est déjà faite. »

« Convicta Treuhand est très soucieuse de l’efficacité, de la numérisation et de l’automatisation. DeepBox est un outil optimal qui répond précisément à ces points. »

Milomirka Komatina
GESTIONNAIRE DE CLIENTÈLE, Convicta Treuhand

Résultats

Un « outil optimal » avec un traitement suisse sécurisé des données sensibles.

Selon Convicta Treuhand, la valeur ajoutée de DeepBox pour ses clients réside principalement dans le fait qu’ils peuvent transmettre des documents sous forme numérique. Les clients n’ont plus besoin d’apporter les reçus et les documents ou de les envoyer par e-mail. Ils peuvent glisser-déposer à partir de leur courrier électronique ou scanner et téléverser avec leur smartphone.

Pour Rettungsdienst Seetal, le fait que tous les documents importés et traités dans DeepBox soient stockés sur le cloud suisse sécurisé constitue un atout supplémentaire. « Lorsque le traitement des données des patients représente un sujet très sensible dans le secteur de la santé, il est précieux de savoir que DeepBox gère et stocke les données en Suisse », explique Mme Merz.

Elle poursuit : « DeepBox est vraiment très simple et facile à utiliser, même pour le non-initié, et pour nous, l’ensemble du processus est incroyablement pratique et rationalisé. »

Convicta Treuhand estime que DeepBox a un potentiel considérable, compte tenu de l’expérience qu’elle a acquise en l’utilisant avec de nombreux clients. « C’est un outil optimal », déclare Madame Milomirka Komatina, la gestionnaire de clientèle chez Convicta Treuhand. « Il devrait être utilisé par tous les acteurs de ce secteur. Après tout, personne ne veut perdre des heures de temps précieux à faire un double travail. »