ewl energie wasser luzern harmonise et automatise le traitement des factures avec DeepO

Défi

Moderniser et harmoniser des systèmes de comptes fournisseurs disparates

ewl energie wasser luzern, fournisseur d’énergie bien ancré dans la ville de Lucerne et acteur quotidien de la Suisse centrale, poursuit activement l’harmonisation et la transformation numérique de son paysage informatique. L’objectif : consolider les applications existantes, automatiser les flux documentaires et passer entièrement à la facturation électronique pour les fournisseurs. Un besoin urgent consistait à remplacer l’ancien système de traitement des factures par une solution pleinement intégrée à leur ERP Abacus, capable de gérer la reconnaissance des documents, l’extraction automatique des données et les circuits de validation pour plus de 21 000 factures fournisseurs par an.

Le principal défi était de mettre en place une solution qui conserve tous les gains d’automatisation et d’efficacité déjà en place, sans alourdir la charge de travail de l’équipe comptable. Les objectifs opérationnels comprenaient l’élimination de la numérisation manuelle, la réduction des erreurs de saisie et l’intégration fluide des fournisseurs à la soumission numérique. Il était essentiel pour ewl de disposer d’un système évolutif, régulièrement mis à jour, garantissant un haut niveau de performance et le respect des normes de processus en constante évolution.

Solution

Automatisation robuste de bout en bout avec DeepO et DeepFlow

ewl a mis en place DeepO pour un traitement des factures de bout en bout, en déployant un flux de travail numérique intégré, depuis la réception jusqu’à l’archivage dans Abacus. Le point d’entrée centralisé, doté d’une reconnaissance automatisée des adresses, redirige chaque facture vers la DeepBox du département concerné pour validation et traitement. Tout document entrant est analysé par l’IA de DeepO, qui applique des mots-clés prédéfinis et des critères de validation pour automatiser les écritures comptables et la validation.

Pour les factures fournisseurs à schéma récurrent, DeepO a été entraîné à partir des données historiques afin de reconnaître les émetteurs fréquents, préremplir les champs, et appliquer des règles conditionnelles. Le système bénéficie d’une amélioration continue grâce à une logique de suggestion et à l’apprentissage supervisé, réduisant les interventions manuelles et les erreurs de saisie.

Pour automatiser totalement les flux, ewl a conçu des processus DeepFlow permettant la validation et l’archivage directs dans Abacus. Les documents traités selon des modèles reconnus sont automatiquement identifiés, tandis que ceux contenant des champs manquants sont signalés pour révision ciblée. Pour accompagner ce déploiement, l’équipe applicative ICT a suivi une formation DeepBox afin d’en assurer une utilisation immédiate et optimale.

Des améliorations complémentaires incluent la mise en place d’un Advanced Box destiné au personnel de l’entrepôt, permettant la réception directe par e-mail et le rapprochement facilité entre bons de livraison et numéros de commande via DeepO. Les documents sans référence de commande sont redirigés vers une boîte centrale pour attribution manuelle, ce qui alimente un retour d’information aux fournisseurs visant à renforcer leur conformité à l’avenir.

« Grâce au développement continu de DeepO, nous disposons désormais d’une plateforme idéale pour un traitement documentaire efficace.documents : sécurisée, efficace et largement acceptée par nos clients. »

Doris Fenk
Collaboratrice Comptabilité et Finances, ewl energie wasser luzern

Résultats

Des gains de temps et de coûts significatifs dès les premières phases

Le déploiement progressif de DeepO a déjà permis de réduire de moitié le temps de traitement des factures internes et récurrentes, entraînant une baisse estimée de 30 % des coûts pour ces segments. Bien que l’automatisation complète des factures fournisseurs externes soit encore en cours d’optimisation, l’équipe de comptabilité constate une nette amélioration des processus récurrents et une diminution marquée des erreurs de saisie.

L’interface intuitive du nouveau système et ses mises à jour régulières sont bien accueillies. Le personnel apprécie particulièrement le support en ligne intégré, qui permet de résoudre les problèmes sans solliciter le service informatique interne. À terme, la formation continue et l’intégration des fournisseurs devraient encore alléger la charge manuelle et accélérer l’obtention de gains d’efficacité à grande échelle.