ewl energie wasser luzern harmonise et automatise le traitement des factures grâce à DeepO.

Défi

Moderniser et harmoniser les systèmes de comptes fournisseurs disparates.

ewl energie wasser luzern, fournisseur d’énergie solidement ancré dans la ville de Lucerne et acteur quotidien en Suisse centrale, poursuit activement l’harmonisation et la transformation numérique de son paysage informatique. L’objectif est axé sur la consolidation des applications existantes, l’automatisation des flux documentaires et le passage intégral à la facturation électronique pour les fournisseurs. Un besoin urgent consistait à remplacer l’ancien système de traitement des factures par une solution pleinement intégrée à leur ERP Abacus, capable de gérer la reconnaissance des documents, l’extraction automatique des données et les circuits de validation pour plus de 21 000 factures fournisseurs par an.

Le principal défi était de mettre en place une solution qui préserve tous les gains d’automatisation et d’efficacité déjà en place, sans alourdir la charge de travail de l’équipe comptes fournisseurs. Les objectifs opérationnels comprenaient l’élimination de la numérisation manuelle, la réduction des erreurs de saisie et l’intégration fluide des fournisseurs à la soumission de factures numériques. Il était essentiel pour ewl de disposer d’un système pérenne, continuellement développé, garantissant un haut niveau de performance et le respect des normes de processus en constante évolution.

Solution

Automatisation robuste de bout en bout avec DeepO et DeepFlow

ewl a mis en place DeepO pour un traitement des factures de bout en bout, en déployant un flux de travail numérique intégré, depuis la réception jusqu’à l’archivage dans Abacus. Le point d’entrée centralisé, doté d’une reconnaissance automatisée des adresses, oriente chaque facture vers la DeepBox du département concerné pour validation et traitement. Tout document entrant est analysé par l’IA de DeepO, qui applique des mots-clés prédéfinis et des critères de validation aux factures internes, permettant l’automatisation des écritures comptables et une validation fluide.

Pour les factures fournisseurs à schéma récurrent, DeepO a été entraîné à partir des données historiques afin de reconnaître les émetteurs fréquents, préremplir automatiquement les champs et appliquer des contrôles conditionnels fondés sur des règles. La plateforme bénéficie d’une amélioration continue grâce à une logique de suggestion et à l’apprentissage supervisé, réduisant les interventions manuelles et les erreurs de saisie.

Pour automatiser totalement les flux de travail, ewl a conçu des processus DeepFlow permettant la validation et l’archivage directs dans Abacus. Les documents traités selon des modèles entièrement entraînés sont automatiquement reconnus, tandis que les factures comportant des champs manquants sont systématiquement signalées pour une revue manuelle ciblée. Pour accompagner ce déploiement, l’équipe applicative ICT a suivi une formation DeepBox afin d’en permettre une mise en pratique immédiate.

Des améliorations complémentaires incluent la mise en place d’une Advanced Box dédiée au personnel de l’entrepôt, permettant la réception directe par e-mail et le rapprochement assisté par DeepO des bons de livraison avec les numéros de commande. Les documents sans référence de commande sont redirigés vers une boîte centrale pour une attribution manuelle, alimentant ainsi un retour d’information auprès des fournisseurs visant à renforcer leur conformité à l’avenir.

« Grâce au développement continu de DeepO, nous disposons désormais d’une plateforme idéale pour un traitement documentaire efficace.documents : sécurisée, efficace et largement acceptée par nos clients. »

Doris Fenk
Employée Comptabilité et Finances, ewl energie wasser luzern

Résultats

Des gains de temps et de coûts substantiels dès les premières phases.

Le déploiement progressif de DeepO a déjà permis de réduire de moitié le temps de traitement des factures internes et récurrentes, entraînant une baisse estimée de 30 % des coûts pour ces segments. Bien que l’automatisation complète des factures fournisseurs externes soit encore en cours d’optimisation, l’équipe de comptes fournisseurs constate une nette amélioration des flux de travail courants et une diminution marquée des erreurs de comptabilisation pour les factures récurrentes.

L’interface intuitive du nouveau système et ses mises à jour continues sont bien accueillies. Le personnel apprécie particulièrement le support en ligne intégré, qui accélère la résolution des cas sans nécessiter une escalade vers le service informatique interne. À terme, la formation continue et l’intégration des fournisseurs devraient encore alléger la charge manuelle et accélérer l’obtention de gains d’efficacité à grande échelle.