GGA Maur : Des signatures numériques qui font la différence

Défi

Lorsque les signatures collectives deviennent un frein

Avec la pandémie, la situation de la GGA Maur a profondément changé. Les contrats ne pouvaient plus être signés en personne, car il n’était plus possible de réunir physiquement les personnes autorisées à signer. Et même après la pandémie, le défi est resté.

Les engagements externes, la répartition des lieux de travail et l’augmentation du télétravail rendaient difficile la présence simultanée de tous les signataires. Les signatures collectives entraînaient ainsi des retards récurrents, un effort de coordination supplémentaire et des coûts inutiles.

Le processus existant n’était plus adapté aux exigences actuelles et ralentissait des procédures qui auraient dû être efficaces et fiables.

Solution

Une digitalisation conforme au droit avec DeepSign et DeepID

Pour résoudre ce défi de manière durable, la GGA Maur a décidé de digitaliser son processus de signature. Dans un premier temps, des signatures scannées et intégrées aux documents ont été utilisées. Il est toutefois rapidement apparu que cette solution ne permettait pas une vérification claire de l’identité et n’était ni sûre ni pérenne.

Le choix s’est donc porté délibérément sur DeepSign en combinaison avec DeepID. DeepSign permet la signature numérique conforme à la loi, tandis que DeepID garantit l’identification claire du signataire. La certification suisse et l’intégration fluide dans le système ERP Abacus existant ont été particulièrement convaincantes.

Le processus de signature est ainsi devenu numérique, traçable, sécurisé et indépendant du lieu, sans rupture de média ni étapes manuelles.

« Pendant la pandémie, nous avons digitalisé le processus de signature. Les gains d’efficacité nous ont convaincus de rester numériques par la suite. DeepSign est certifié et fiable. »

Alessio Rustici
Responsable Finance et Ressources humaines, GGA Maur

Résultats

Plus d’efficacité, de sécurité et d’économies

Depuis l’introduction de DeepSign et DeepID, les processus de la GGA Maur se sont nettement simplifiés. Les signatures peuvent désormais être obtenues indépendamment du lieu et du moment, sans nécessiter de rencontre physique.

L’organisation bénéficie également de gains d’efficacité mesurables : une réduction significative du temps consacré à la collecte des signatures, une baisse des coûts d’impression et d’envoi, ainsi que des processus globalement plus rapides et plus fiables.

Même après la pandémie, la coopérative a fait le choix conscient de conserver la solution numérique. Les gains d’efficacité, tout comme la sécurité et la transparence du nouveau processus, se sont révélés convaincants sur le long terme.