gmp : des processus contractuels numériques pour une intégration sans heurts

Le défi

Des contrats en cours de route – des processus au point mort

CChez gmp International GmbH, l’un des cabinets d’architecture les plus renommés au niveau international, la signature des contrats constituait un goulot d’étranglement structurel. Seuls les cadres dirigeants étaient habilités à signer – une signature rapide était souvent impossible en raison de missions hors du bureau.

Les retards qui en résultaient avaient des répercussions notables, notamment dans le cadre du processus d’intégration : les commandes de matériel, les autorisations d’accès ou la planification interne étaient parfois bloquées.

La solution

DeepSign au cœur du nouveau processus d’intégration

Pour résoudre le problème à la racine, gmp a repensé l’ensemble du processus d’intégration. Un système moderne de gestion des candidatures garantit désormais que toutes les données pertinentes sont disponibles en temps utile. Les supérieurs hiérarchiques directs sont impliqués dans la vérification du contrat ; les candidats reçoivent eux-mêmes le contrat en tant que deuxième signataire et peuvent le signer de manière conforme à la loi grâce à DeepSign. La signature finale du dirigeant habilité à signer intervient ensuite, quel que soit le lieu et sans perte de temps.

L’intégration transparente d’Abacus et de DeepSign garantit aujourd’hui un processus clair, rapide et sans erreur. Grâce à de nouveaux modèles de contrat, l’ensemble du contrat est généré en quelques clics, ce qui exclut pratiquement toute erreur de contenu. Parallèlement, le service des ressources humaines bénéficie à tout moment d’une transparence totale et peut, si nécessaire, intervenir directement ou corriger les processus.

C’est ainsi qu’un processus entièrement numérique, clairement structuré et fiable pour toutes les parties a vu le jour.

« DeepSign est une solution fiable et conviviale à part entière. Associée à Abacus, elle donne un coup d’accélérateur à l’intégration. »

Kai Egbert
Head of IT, responsable informatique 

Les résultats

Contrôle, rapidité et fluidité des processus

Depuis l’introduction de DeepSign, les longs délais d’attente et les recherches appartiennent au passé. gmp dispose à tout moment d’une vue d’ensemble précise de l’état d’avancement d’un contrat et des étapes déjà franchies. Les contrats peuvent également être validés numériquement sans délai, même en déplacement.

La qualité des contrats s’est également améliorée. Grâce à la création automatique via Abacus, les documents sont toujours produits dans leur version la plus récente. Une fois signés, ils sont automatiquement versés dans le dossier numérique et déclenchent les étapes de notification suivantes, sans que les collaborateurs aient à intervenir manuellement. Grâce à un processus automatisé, les services spécialisés reçoivent les tâches et les instructions de travail individuelles, ce qui facilite considérablement l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Aujourd’hui, le processus d’intégration est non seulement plus rapide, mais aussi plus fiable et plus transparent. Il s’agit d’un progrès significatif par rapport à l’ancien processus, qui reposait sur le papier et dépendait des personnes.