L'administration de la ville de Rapperswil-Jona transforme les comptes fournisseurs grâce à l'automatisation DeepO.

Défi

Tordre le cou à la saisie manuelle des factures dans la comptabilité fournisseurs, qui nécessite beaucoup de main-d’œuvre et est sujette aux erreurs.

L’administration de la ville de Rapperswil-Jona a été confrontée à d’importants défis dans la gestion de son vaste flux de comptes fournisseurs: environ 28’000 documents de comptabilité fournisseurs doivent être traités chaque année. La saisie manuelle étant à la fois gourmande en main-d’œuvre et sujette aux erreurs, la nécessité de numériser et d’automatiser ces processus était évidente. Rapperswil-Jona a décidé d’adopter l’automatisation et de transformer la comptabilité fournisseurs.

En 2023, ce processus a été lancé afin d’améliorer les flux de travail administratifs. Un élément essentiel de cette transformation a été l’intégration de DeepO, un outil puissant de DeepCloud qui exploite la technologie de saisie cognitive des données pour automatiser le traitement des factures. Selon Cornel Widmer, responsable de l’administration financière à Rapperswil-Jona, cette intégration devait permettre de rationaliser le traitement d’environ 28’000 documents, en réduisant considérablement les tâches manuelles et en améliorant la précision.

Solution

Les mots-clés permettent à Rapperswil-Jona de suivre les 1’000 ordonnateurs de factures possibles.

L’adoption de DeepO a été un processus d’apprentissage pour Rapperswil-Jona. Ils affinent continuellement l’intégration de DeepO pour aider l’IA à reconnaître la grande variété de documents de comptabilité fournisseurs, y compris les notes manuscrites.

Mais les avantages ont été évidents dès le début. Selon Cornel Widmer, ce sont les mots-clés spécialement créés qui le montrent le plus clairement. Les mots-clés leur permettent de stocker l’imputation du compte, le texte de l’enregistrement et le numéro de l’employé pour la première autorisation sur les factures. Cela permet de garder une trace de plus de 1’000 personnes différentes habilitées à autoriser des factures et de plus de 6’000 combinaisons d’imputations, ce qui réduit considérablement le risque d’erreur.

« Ce nouveau processus permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de simplifier des processus complexes et de garantir un traitement rapide et transparent des documents. »

Cornel Widmer
CHEF DE L’ADMINISTRATION FINANCIÈRE, Ville de Rapperswil-Jona

Résultats

Améliorer massivement la qualité de la comptabilité fournisseurs.

La mise en œuvre de DeepO est un processus continu d’optimisation, ce qui rend difficile l’estimation des gains de temps exacts à un moment donné. Monsieur Widmer s’attend à des gains de temps significatifs pour les factures standard qui arrivent dans DeepO via eBill ou l’adresse e-mail du créancier et qui sont traitées automatiquement. Mais comme il le dit : « les gains de temps ne sont pas le seul avantage du nouveau processus ». Il cite notamment la façon dont DeepO simplifie les processus complexes et assure un traitement rapide et transparent des documents.

M. Widmer conseille aux autres entreprises d’envisager d’automatiser leurs comptes fournisseurs afin d’obtenir une analyse préalable de l’ensemble du processus de paiement, depuis la commande jusqu’au règlement. Dans ce cadre, veillez à prendre en compte les mots-clés que DeepO utilisera pour reconnaître et traiter vos factures. Vérifiez que votre structure de données est compatible avec DeepO afin d’optimiser la reconnaissance et le traitement. L’automatisation doit être considérée comme un processus en constante évolution, dans lequel des adaptations et des corrections doivent être effectuées en permanence.

L’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs avec DeepO a permis à Rapperswil-Jona d’améliorer considérablement la qualité de sa comptabilité.