L’agence créative JEFF numérise les contrats et les processus comptables à l’aide des technologies DeepCloud.

Défi

Un mélange de technologies clients qui ne pouvaient pas prendre tout en charge.

Jeune agence spécialisée dans l’événementiel, les expériences, les campagnes et le design visuel, JEFF connait les applications créatives de la technologie numérique, et adopte souvent une approche résolument numérique et novatrice. Bien que leurs processus comptables soient numérisés depuis de nombreuses années, certains domaines peuvent encore être améliorés. Récemment, ils ont optimisé avec succès certains de ces processus.

Lorsqu’il signait des contrats avec des clients, JEFF avait tendance à utiliser le mélange de technologies utilisées par les clients, notamment Acrobat, Docusign et des photos numériques de signatures. Lorsqu’une signature électronique qualifiée (QES) était nécessaire pour répondre aux exigences de la forme écrite en vertu du droit suisse ou européen, ils préféraient signer à la main plutôt que d’utiliser les options existantes.

JEFF souhaitait s’engager sur la voie de la transformation numérique de processus internes. Mais par où commencer ? Il apparut que la réponse était les signatures numériques DeepSign. David Shilling, CFO et Partenaire exécutif chez JEFF, a découvert DeepSign à l’occasion d’une conférence clients organisée par les partenaires d’Abacus Fidevision AG, et décidé de tester les signatures électroniques, notamment QES, pour remplacer la signature à la main.

Solution

Test de signatures numériques pour une campagne pour Mercedes-Benz Suisse.

Shilling a expérimenté les fonctionnalités de DeepSign et s’est rapidement converti à cette solution pour signer de nouveaux projets en externe et de nouveaux contrats d’embauche en interne, en choisissant parmi les trois types de signatures électroniques proposés par DeepSign : qualifiée (SEQ), avancée (SEA) ou simplifiée (SES).

Dès le départ, il a pu apprécier les gains d’efficacité de DeepSign, dans la mesure où chaque contrat exigeait la signature à la fois de Shilling et de l’un de ses partenaires, qui n’étaient souvent pas présents au même endroit au même moment. L’argument du coût a également pesé dans la balance : avec DeepSign, aucun abonnement n’est nécessaire et vous avez la possibilité de payer pour chaque signature, de manière à garder les coûts sous contrôle.

Rapidement, JEFF s’est lancé dans un projet qui s’avérera être le plus grand test de DeepSign. Pour la campagne « Electric Match » réalisée pour le compte de Mercedes-Benz Suisse SA, ils ont recruté et signé des contrats avec une cinquantaine d’ambassadeurs de campagne dans toute la Suisse. Grâce à DeepSign, ils ont finalement renoncé à l’envoi postal de contrats physiques imprimés. Ils ont envoyé les contrats numériques et les ont rapidement reçus en retour, et l’adoption de DeepSign par les ambassadeurs a été rapide et simple.

Un autre cas d’utilisation est apparu lors de la mise à jour du Registre du Commerce suisse avec les mutations de sociétés ; le délai dans le processus typique a été très fortement réduit grâce aux demandes électroniques et au traitement automatisé.

« Il faut en général deux semaines entre la présentation des documents et la publication au Registre du commerce », a expliqué Shilling. Mais ayant pu présenter rapidement une signature numérique manquante en réponse à une réaction, les mutations de sociétés ont pu être publiées dès le lendemain. « Cela a été le couronnement de notre utilisation de DeepSign. »

« Il faut habituellement deux semaines… mais nos mutations ont été publiées dès le lendemain. Cela a été le couronnement de notre utilisation de DeepSign. »

David Shilling
CFO, JEFF

Résultats

Des signatures numériques au traitement de documents avec l’écosystème DeepCloud.

Après les signatures numériques, JEFF a mis en œuvre d’autres solutions DeepCloud, notamment DeepFlow, la fonction de DeepBox qui permet d’automatiser le traitement des factures de comptes de créance reçues d’un système tiers. Ce système déclenche l’envoi d’un e-mail à DeepBox, où le PDF joint est traité.

De l’obtention de plus de 50 contrats signés numériquement par les ambassadeurs de Mercedes-Benz SA dans toute la Suisse au traitement rapide de tous les documents nécessaires à l’accueil de deux nouveaux partenaires commerciaux, DeepSign, avec la vérification d’identité intégrée de DeepID, continue de renforcer l’efficacité de nombreux cas d’utilisation.

Selon Shilling, l’engagement de JEFF en faveur de la numérisation les place devant de nombreuses sociétés du secteur. L’intégration des technologies DeepCloud a non seulement permis de rationaliser les processus de signature de documents, mais elle a aussi renforcé la transformation numérique, en assurant à la fois efficience et conformité.