Migros Suisse orientale a réduit le temps de signature des contrats de dix à deux jours avec DeepSign.

Défi

La quête d’une plus grande efficacité.

Dans le monde en constante évolution de la vente au détail, l’efficacité est le maître-mot. Chaque mois, Migros Suisse orientale traite en effet de très nombreux contrats d’employés, mais leur traitement manuel, qui impliquait l’envoi, l’impression, la signature, le scanning, le renvoi et la vérification des contrats lors de chaque nouvelle embauche, nécessitait en moyenne dix jours pour boucler toute cette paperasserie avec les candidats.

Pour tenter de numériser la signature des nouveaux contrats d’embauche et de résoudre ce problème d’efficacité, Migros Suisse orientale était à la recherche d’une solution de signature numérique à même de répondre à ses critères exigeants. Cette solution devait avant tout être simple et sans heurts, et ne nécessiter aucune inscription compliquée de la part du signataire du contrat. Elle devait ensuite fonctionner indépendamment, sans API complexe. Enfin, cette solution de signature électronique devait strictement respecter les règles de protection des données à caractère privé en vigueur chez Migros et en Suisse.

Solution

Prix, flexibilité, simplicité et conformité, les atouts de DeepSign.

C’est lors d’une conversation fortuite que Sandro Albrigo entendit parler de DeepSign et décida de s’intéresser de plus près à cette société. Ce qu’il découvrit le convainquit. « Avec DeepSign, nous pouvions réellement adapter le service à nos besoins. »
Une combinaison entre prix moins élevé, flexibilité de la tarification, simplicité, fonctions autonomes et respect de la réglementation offrait à Migros Suisse orientale exactement ce dont ils avaient besoin.

La mise en œuvre technique fut simple et rapide, et bouclée approximativement en deux mois. Comme on s’y attendait, la conformité légale prit un peu plus de temps, mais en l’espace de six mois, DeepSign était opérationnel et utilisé pour exécuter quelque 200 signatures électroniques simples (SES) par mois.

« Nous avons vraiment eu le sentiment que DeepCloud cherchait à répondre à nos exigences et à nos besoins. »

Sandro Albrigo
Chef du partenaire commercial RH / Chef du service RH, Migros Suisse orientale

Résultats

Étendre l’utilisation des signatures électroniques DeepSign aux départements juridique et achats.

Dix mois et plus de 2’000 signatures électroniques plus tard, l’adoption de DeepSign n’a fait l’objet d’aucune réaction négative. « Les gens comprennent immédiatement et sans explication comment utiliser cet outil », ajoute Albrigo. « Sinon, nous aurions certainement eu quelques commentaires. »

Avec un temps de traitement des contrats passant de dix jours à deux jours maximum, Migros Suisse orientale envisage maintenant de parvenir aux mêmes résultats impressionnants avec DeepSign dans d’autres secteurs où efficacité et gain de temps sont essentiels, comme le département juridique et celui des achats.

En se fondant sur le succès d’une première mise en œuvre de DeepSign, Migros Suisse orientale a toutes les raisons de croire à la réussite des étapes suivantes. C’est « très peu compliqué », poursuit Albrigo. « Tout est méticuleusement contrôlé, et nous avons vraiment le sentiment que DeepCloud a à cœur de satisfaire nos exigences et nos besoins, et qu’il existe un réel intérêt à améliorer encore cet outil. Avec le temps que nous avons travaillé ensemble et mis en œuvre de nouvelles fonctions pour l’adapter de plus en plus à nos besoins, nous avons abouti à un traitement très efficient. »