OBT AG transforme ses flux documentaires grâce aux signatures électroniques DeepSign et à l’identification numérique DeepID.

Défi

Rationalisation de processus de signature de documents inefficaces et fragmentés.

OBT, société suisse de services et de conseil active dans les domaines de la fiduciaire, de l’audit, du conseil fiscal et juridique, des ressources humaines et des solutions informatiques globales, compte 11 agences et 550 collaborateurs. Jusqu’à récemment, l’entreprise s’appuyait principalement sur des processus de signature papier. Ce mode de fonctionnement était lent, exigeant en main-d’œuvre et peu cohérent, entraînant des retards dans les opérations.

Une tentative antérieure de digitalisation à l’aide d’une solution de signature électronique avait introduit de nouveaux défis : elle nécessitait une vérification d’identité par des prestataires tiers, créant des frictions qui ont conduit à une baisse de l’adoption au sein de l’organisation.

Par ailleurs, les collaborateurs étaient souvent confrontés à des incertitudes sur l’usage approprié des signatures électroniques. Des situations incohérentes, comme des scénarios de « signature mixte » (une personne signant numériquement, l’autre physiquement), perturbaient les flux de travail. Il en est résulté un besoin urgent d’une solution unifiée, conviviale et moderne pour la gestion des signatures, capable d’optimiser les processus à l’échelle du groupe.

Solution

Une solution de signature électronique unifiée avec vérification d’identité numérique intégrée.

Pour remédier aux inefficacités existantes, OBT a adopté DeepSign pour la gestion de ses signatures électroniques, en l’associant à DeepID pour une vérification d’identité numérique fluide et intégrée. DeepCloud a personnalisé la plateforme afin de répondre aux besoins spécifiques d’OBT, en proposant une configuration avancée incluant la vérification de domaine et la gestion de plusieurs unités commerciales sous un seul abonnement.

L’intégration de DeepSign s’est faite de manière fluide, permettant aux collaborateurs d’utiliser facilement des signatures électroniques qualifiées (QES). Grâce au processus gratuit de vérification d’identité proposé par DeepID – ne nécessitant qu’un document officiel et un smartphone – OBT a surmonté les obstacles qui freinaient l’adoption jusqu’alors. Les employés peuvent désormais vérifier leur identité de manière simple, rapide et intuitive, éliminant ainsi les contraintes liées aux processus de vérification externes.

Cette solution a permis à OBT de digitaliser ses processus de signature tout en assurant la conformité légale selon les réglementations suisses et européennes, d’augmenter les taux d’adoption et d’accélérer les flux de travail.

« Au-delà des gains d’efficacité dans le processus de signature, DeepSign est une solution simple, intuitive et facile à utiliser, en particulier lorsqu’elle est intégrée au logiciel de gestion Abacus. »

Fabian Stolz
Head of Internal IT, OBT

Résultats

Transformation des processus de signature dans l’ensemble des activités d’OBT.

La mise en œuvre de DeepSign et DeepID a révolutionné les flux documentaires d’OBT, apportant des améliorations significatives à l’échelle de l’organisation. Une plateforme de signature électronique unifiée est désormais en place, utilisée activement par 60 % des 550 collaborateurs d’OBT. Les processus de signature ont été fortement accélérés, avec environ 300 signatures électroniques qualifiées (QES) effectuées chaque mois. L’entreprise a également renforcé ses efforts de digitalisation, permettant des opérations plus fluides dans ses 11 sites.

Grâce à son design intuitif, sa facilité d’utilisation et la vérification d’identité numérique intégrée, DeepSign et DeepID permettent à OBT AG de gérer ses signatures de manière sécurisée et sans effort. À l’avenir, OBT prévoit d’intégrer DeepSign directement dans son système ERP ainsi que dans d’autres applications métier clés, afin d’optimiser encore davantage ses processus.