OBT AG transforme ses flux documentaires grâce aux signatures électroniques DeepSign et à l’identification numérique DeepID.

Défi

Rationalisation de processus de signature de documents inefficaces et fragmentés.

OBT, société suisse de services et de conseil active dans les domaines de la fiduciaire, de l’audit, du conseil fiscal et juridique, des ressources humaines et des solutions informatiques complètes, compte 11 agences et 550 collaborateurs. Jusqu’à récemment, l’entreprise s’appuyait principalement sur des processus de signature physiques. Ce mode de fonctionnement était lent, exigeant en main-d’œuvre et peu cohérent, entraînant des retards dans les opérations.

Une tentative antérieure de digitalisation des flux de travail à l’aide d’une solution de signature électronique avait introduit de nouveaux défis : elle nécessitait une vérification d’identité par des prestataires tiers, créant des frictions qui ont conduit à une baisse de l’acceptation au sein de l’organisation.

Par ailleurs, les collaborateurs étaient souvent confrontés à des incertitudes quant à l’usage approprié des signatures électroniques. Des situations incohérentes, comme des scénarios de « signature mixte » (une personne signant numériquement, l’autre physiquement), perturbaient les flux de travail. Il en est résulté un besoin important d’une solution unifiée, conviviale et moderne pour la gestion des signatures, capable d’optimiser les processus à l’échelle du groupe.

Solution

Une solution de signature électronique unifiée avec vérification d’identité numérique intégrée.

Par ailleurs, les collaborateurs étaient souvent confrontés à des incertitudes quant à l’usage approprié des signatures électroniques. Des situations incohérentes, comme des scénarios de « signature mixte » (une personne signant numériquement, l’autre physiquement), perturbaient les flux de travail. Il en est résulté un besoin important d’une solution unifiée, conviviale et moderne pour la gestion des signatures, capable d’optimiser les processus à l’échelle du groupe.

L’intégration de DeepSign a été transparente, permettant aux collaborateurs d’utiliser sans difficulté des signatures électroniques qualifiées (QES). Grâce au processus gratuit de vérification d’identité proposé par DeepID – ne nécessitant qu’un document officiel et un smartphone –, OBT a surmonté les obstacles qui freinaient l’adoption précédemment. Les employés peuvent désormais vérifier leur identité de manière simple, rapide et intuitive, éliminant ainsi l’obstacle lié aux processus de vérification externes.

Cette solution a permis à OBT de digitaliser ses processus de signature tout en renforçant la conformité légale selon les réglementations suisses et européennes, d’augmenter les taux d’adoption et d’accélérer les flux de travail.

« Au-delà des gains d’efficacité dans le processus de signature, DeepSign est une solution simple, intuitive et facile à utiliser, en particulier lorsqu’elle est intégrée au logiciel métier Abacus. »

Fabian Stolz
Responsable des systèmes d’information internes, OBT

Résultats

Transformation des processus de signature au sein des opérations d’OBT.

La mise en œuvre de DeepSign et DeepID a révolutionné les flux documentaires d’OBT, entraînant des améliorations significatives à l’échelle de l’organisation. Une plateforme de signature électronique unifiée est désormais en place, utilisée activement par 60 % des 550 collaborateurs d’OBT. Les processus de signature ont été fortement accélérés, avec environ 300 signatures électroniques qualifiées (QES) effectuées chaque mois. L’entreprise a également amélioré ses efforts de digitalisation, permettant des opérations plus fluides sur ses 11 sites.

Grâce à sa conception intuitive, sa facilité d’utilisation et la vérification d’identité numérique intégrée, DeepSign et DeepID permettent à OBT AG de gérer ses signatures de manière sécurisée et sans effort. À l’avenir, OBT prévoit d’intégrer DeepSign directement dans son système ERP ainsi que dans d’autres applications métier essentielles, afin d’optimiser encore davantage ses flux.