PHBern numérise 1’000 contrats de travail par an avec DeepSign et DeepID.

Défi

Répondre aux exigences légales d’une administration sans papier.

Alors que la Haute école pédagogique de Berne (PHBern) cherchait à moderniser ses processus administratifs, la nécessité de numériser les contrats de travail est devenue de plus en plus pressante. Le canton de Berne avait promulgué la Loi et l’Ordonnance sur l’administration numérique (DVG/DVV), établissant un cadre juridique pour la numérisation du secteur public et imposant aux institutions comme PHBern d’adopter des solutions de signature électronique conformes au droit.

Répondre à ces nouvelles exigences n’était qu’une partie du défi. PHBern souhaitait également réduire le traitement manuel, supprimer les processus basés sur le papier et optimiser la gestion des contrats. L’objectif était de trouver une solution de signature électronique juridiquement valable, pouvant s’intégrer aux systèmes existants.

Solution

Intégration de DeepSign et DeepID dans le cycle de vie des contrats.

PHBern a choisi DeepSign et DeepID pour mettre en œuvre des signatures électroniques qualifiées (SEQ) dans le cadre de son processus numérique d’intégration. Les contrats de travail sont générés dans une solution interne à partir des données du personnel issues de SAP HCM, puis transférés dans le flux de travail de DeepSign.

Dans ce flux numérique, chaque contrat est d’abord vérifié et approuvé par le responsable de l’unité organisationnelle concernée. Une fois validé, le contrat est signé par l’autorité de recrutement – en général le recteur de PHBern – puis envoyé électroniquement au collaborateur. Le processus s’effectue sans rupture de média ni manipulation postale.

DeepID joue un rôle essentiel dans la mise en œuvre des SEQ grâce à un processus d’identification intuitif, aidant PHBern à respecter les exigences légales tout en accélérant l’expérience des signataires.

« Grâce à DeepSign, PHBern a mis en place un processus numérique, rationalisé et efficace pour la signature électronique des contrats. »

Martin Dietrich
Responsable RH, Finances et Contrôle de gestion, PHBern

Résultats

Un processus RH plus efficace pour 1 000 contrats annuels

En numérisant le processus des contrats de travail, PHBern a considérablement réduit les tâches manuelles et les ruptures de média. Auparavant, les contrats devaient être imprimés, scannés, archivés, puis détruits. Aujourd’hui, tout le processus – de la création à la signature, jusqu’à la remise – est entièrement numérique et sans papier.

Environ 1 000 contrats sont désormais créés et signés chaque année grâce à DeepSign. Ce changement a permis d’améliorer la gestion des délais, d’alléger la charge administrative et d’améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs.

La simplicité d’utilisation de DeepSign et DeepID s’est révélée particulièrement précieuse lors de l’onboarding, facilitant l’adoption tout en assurant la conformité juridique à chaque étape.