PHBern numérise 1’000 contrats de travail par an avec DeepSign et DeepID.

Défi

Révolutionner la location : adieu les erreurs et les délais du papier.

Alors que la Haute école pédagogique de Berne (PHBern) cherchait à moderniser ses processus administratifs, la nécessité de numériser les contrats de travail est devenue de plus en plus pressante. Le canton de Berne avait promulgué la Loi et l’Ordonnance sur l’administration numérique (DVG/DVV), établissant un cadre juridique pour la numérisation du secteur public et imposant aux institutions comme PHBern l’adoption de solutions de signature électronique conformes au droit.

Mais répondre à ces exigences légales ne suffisait pas. PHBern voulait aussi réduire le traitement manuel, éliminer les processus sur papier et simplifier la gestion des contrats – sans compliquer la tâche pour les collaborateurs ou les responsables du recrutement. L’objectif : une solution de signature numérique légalement valable, intégrable dans les systèmes existants.

Solution

Intégration de DeepSign et DeepID dans le cycle de vie des contrats.

PHBern a choisi DeepSign et DeepID pour implémenter des signatures électroniques qualifiées (SEQ) dans le cadre de son processus numérique d’intégration. Les contrats de travail sont générés via un système interne connecté aux données SAP HCM, puis transmis directement dans le flux de travail DeepSign.

Dans ce flux numérique, chaque contrat est d’abord vérifié et approuvé par la direction de l’unité concernée. Une fois validé, le contrat est signé par l’autorité de recrutement – en général le recteur de PHBern – puis envoyé de manière numérique au collaborateur. Le processus s’effectue sans interruption de média ni envoi postal.

DeepID joue un rôle essentiel dans la validation des SEQ grâce à un processus d’identification intuitif, permettant à PHBern de répondre aux exigences légales tout en simplifiant l’expérience des signataires.

« Grâce à DeepSign, PHBern a mis en place un processus numérique, fluide et efficace pour la signature électronique des contrats. »

Martin Dietrich
Responsable RH, Finances et Contrôle de gestion, PHBern

Résultats

Un processus RH plus fluide pour 1’000 contrats annuels.

En numérisant le processus des contrats de travail, PHBern a fortement réduit les tâches manuelles et les ruptures de média. Auparavant, les contrats devaient être imprimés, scannés, archivés, puis détruits. Aujourd’hui, tout le processus – de la création à la signature en passant par la remise – est entièrement numérique et sans papier.

Environ 1’000 contrats sont désormais créés et signés chaque année grâce à DeepSign. Ce changement a permis de mieux respecter les délais, d’alléger la charge administrative et d’améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs.

La simplicité d’utilisation de DeepSign et DeepID s’est révélée particulièrement précieuse lors de l’onboarding, facilitant l’adoption tout en assurant la conformité juridique à chaque étape.