Révolution de la gestion documentaire chez Confides AG avec DeepBox.

Défi

Rationaliser des processus manuels longs et chronophages.

Depuis plus de 30 ans, Confides AG, une société fiduciaire de premier plan à Bâle (Suisse), fournit des solutions sur mesure aux petites et moyennes entreprises (PME). Malgré l’intégration d’outils avancés tels que des logiciels ERP web, des applications mobiles et l’e-banking, Confides AG a identifié une lacune importante dans son écosystème informatique. Le traitement documentaire, encore largement fondé sur le papier, restait manuel, long et exigeant en main-d’œuvre.

L’absence d’un système intelligent de stockage électronique des documents entraînait non seulement des coûts administratifs élevés, mais limitait également la capacité à étendre les opérations et à gérer l’augmentation des demandes clients. En raison de ressources humaines limitées, il devenait impératif de trouver une solution offrant une digitalisation complète, de l’automatisation et une évolutivité réelle.

Solution

Simplifier l’archivage et le traitement documentaire avec DeepBox.

Pour relever ces défis et faire un nouveau pas vers la digitalisation, Confides AG a adopté DeepBox, un outil innovant de partage électronique de documents et de workflows entièrement automatisés. La transition vers DeepBox s’est faite en toute simplicité, avec une intégration fluide dans les processus existants, sans nécessiter de compétences techniques particulières. La mise en place de boîtes individuelles pour chaque client s’est révélée facile, permettant des solutions personnalisées et évolutives.

L’interface intuitive de DeepBox offre plusieurs moyens aux clients de Confides pour transmettre leurs documents : en prenant une photo avec leur smartphone, en glissant-déposant des fichiers ou en envoyant les documents directement dans leur boîte DeepBox dédiée. Les documents y sont ensuite lus et traités par l’IA DeepO intégrée pour la capture de données.

Les fonctions de tagging et de métadonnées dans DeepBox permettent une recherche documentaire rapide et aisée, ce qui améliore considérablement l’efficacité opérationnelle. En automatisant des workflows auparavant manuels, DeepBox a immédiatement résolu des points de friction majeurs, ouvrant la voie à une comptabilité en temps réel et à une gestion documentaire sans stress.

« DeepBox est l’outil idéal pour une société fiduciaire souhaitant entamer une relation client soutenue par le numérique. »

Lukas Rudolf
Spécialiste en finance et comptabilité, Confides AG

Résultats

Gains d’efficacité et amélioration de la satisfaction client.

Grâce à l’adoption de DeepBox, Confides AG a obtenu des résultats significatifs en matière d’efficacité, de rentabilité et de satisfaction client. Les traitements manuels fastidieux des documents ont été éliminés au profit d’une gestion en temps réel, qui continue de réduire considérablement les délais de traitement.

Ces gains d’efficacité ont permis à Confides AG de gérer un nombre croissant de clients sans augmenter ses effectifs – un avantage crucial pour répondre à la demande tout en maintenant un service de qualité. En éliminant les flux papier, l’entreprise a également réduit les charges administratives et les coûts de comptabilité.

Le stockage sécurisé des données en Suisse via DeepBox offre aux clients et aux fiduciaires une tranquillité d’esprit, en assurant un traitement des données financières sensibles dans le respect des normes les plus strictes de confidentialité et de conformité. Avec une moyenne de 600 documents traités par client, DeepBox s’est imposé comme un outil essentiel pour l’optimisation des processus internes, la réduction de la charge administrative des clients et l’amélioration des relations professionnelles.