Säntis Schwebebahn AG : Du papier à la performance numérique.

Défi

Des tâches administratives chronophages.

La société Säntis Schwebebahn AG emploie environ 220 collaborateurs, dont 55 salariés horaires répartis sur trois sites aux horaires de travail irréguliers. Pour les responsables d’équipe, cela signifiait une lourde charge administrative : créer, imprimer, distribuer, faire signer puis classer manuellement une multitude de documents.

Ce processus manuel, notamment pour les feuilles d’heures, les fiches de paie et les documents RH, entraînait régulièrement des retards. Les supérieurs devaient s’adapter aux différents horaires de travail pour collecter les documents, ce qui leur faisait perdre un temps précieux qu’ils auraient pu consacrer à leurs tâches opérationnelles.

« Il était difficile pour les responsables de remettre les documents à temps, car ils devaient tenir compte des plannings. Une grande partie du temps était consacrée uniquement à la gestion administrative », explique Cornelia Oberholzer, responsable RH de Säntis Schwebebahn AG.

Solution

Des processus RH digitalisés avec DeepCloud.

Le contact avec DeepCloud est né grâce au partenaire informatique existant, All Consulting, qui accompagnait déjà l’entreprise dans la gestion des salaires et du temps avec Abacus (Abaclick). Ensemble, ils ont recherché une solution pour rendre les processus RH plus efficaces et plus sûrs.Avec DeepMail et DeepSign, Säntis Schwebebahn AG a trouvé la combinaison idéale :

• DeepMail assure l’envoi sécurisé, chiffré et automatisé des documents confidentiels — tels que les fiches de paie ou les feuilles d’heures — directement depuis Abacus.
• DeepSign permet la signature électronique simple et légale des documents RH, sans impression, numérisation ni envoi postal.

La mise en œuvre technique s’est déroulée sans difficulté. Grâce au soutien d’All Consulting, un test a pu être effectué avant la mise en service. Depuis mai 2025, toutes les feuilles d’heures et fiches de paie sont envoyées numériquement via DeepMail, et de nombreux documents RH sont désormais signés de manière conforme avec DeepSign.

Les principaux avantages :

• Intégration fluide dans les systèmes Abacus existants
• Envoi sécurisé et conforme via DeepMail
• Signatures électroniques légales avec DeepSign
• Déploiement simple avec phase de test et support d’All Consulting
• Grande facilité d’utilisation, même pour les collaborateurs peu familiers avec le numérique

« La charge manuelle a énormément diminué — tant en termes de papier que de temps passé à préparer les salaires. »

Cornelia Oberholzer
Responsable RH, Säntis Schwebebahn AG

Résultats

Plus d’efficacité, moins d’efforts.

Depuis l’introduction de DeepMail et DeepSign, Säntis Schwebebahn AG a considérablement réduit sa charge administrative. Des processus qui prenaient auparavant plusieurs jours et de nombreuses étapes se font désormais en quelques clics.

L’envoi numérique des fiches de paie et feuilles d’heures via DeepMail élimine la distribution manuelle, la collecte et la transmission des documents au service RH. Avec DeepSign, les documents peuvent être signés directement en ligne, garantissant des flux de travail fluides, en particulier dans un environnement composé de nombreux employés à temps partiel ou horaires.

Les chefs de service en tirent un bénéfice immédiat : plus besoin de gérer des piles de papier ou d’attendre des signatures. Ils peuvent à nouveau se concentrer sur leurs équipes et leurs missions principales.

La consommation de papier a elle aussi fortement diminué — plus d’impression, d’emballage ni d’envoi physique. Un gain de temps et de ressources, tout en contribuant activement à la durabilité.

Un autre atout majeur : la forte adhésion des collaborateurs. Même ceux qui ont peu d’expérience numérique trouvent les outils intuitifs, clairs et fiables, sans besoin de formation complexe.

Avec DeepCloud, Säntis Schwebebahn AG a modernisé ses processus RH et réduit significativement sa charge administrative. Ce qui prenait des jours se fait désormais de manière efficace, sécurisée et durable — un vrai gain pour l’entreprise, les responsables et les collaborateurs.