Transport AG Aarau optimise le traitement des factures fournisseurs grâce à l’IA DeepO.

Défi

Moderniser un processus manuel sujet aux erreurs.

Transport AG Aarau, entreprise suisse de gestion des déchets desservant entreprises et communes dans les cantons d’Argovie et de Soleure, traite chaque année des milliers de factures fournisseurs dans le cadre de sa comptabilité fournisseurs. Ce processus était auparavant entièrement manuel, sur papier, avec de nombreuses inefficacités et un fort risque d’erreurs.

Les factures pouvaient facilement être égarées, les délais de traitement étaient longs et le suivi difficile – une situation complexe pour l’équipe finances et comptabilité dirigée par Dominik Stahel. Pour moderniser cette fonction essentielle, l’entreprise recherchait une solution alliant automatisation, transparence et traçabilité complète des processus.

Solution

Automatisation des factures grâce à l’IA DeepO.

Transport AG Aarau a mis en œuvre l’intelligence artificielle DeepO, parfaitement intégrée à DeepBox, pour révolutionner sa gestion des factures fournisseurs. Une boîte de réception centralisée recueille toutes les factures entrantes, que DeepO analyse automatiquement à l’aide de règles prédéfinies pour créer des écritures dans le système de comptabilité fournisseurs.

Pour les rares factures nécessitant une intervention manuelle, de légers ajustements peuvent être effectués via l’interface intuitive de DeepBox. Une fois traitées, les factures suivent un circuit d’approbation fluide avant d’être réglées via Abacus Electronic Banking.

Ce processus automatisé remplace non seulement la gestion papier, mais offre également une plateforme numérique pour capturer, valider, comptabiliser et archiver les factures – tout en améliorant la transparence et en allégeant les tâches administratives.

« L’introduction de DeepO a permis de réduire considérablement la charge de travail sur l’ensemble du processus. »

Dominik Stahel
Responsable Finances et Comptabilité, Transport AG Aarau

Résultats

Efficacité accrue, meilleure transparence et économies réalisées.

Depuis la mise en place de DeepO et DeepBox, Transport AG Aarau traite environ 2’000 factures par an de manière entièrement automatisée, et 600 autres de façon semi-automatique. Ces améliorations ont réduit le taux d’erreurs et accru l’efficacité, permettant à l’équipe de se concentrer sur d’autres projets stratégiques.

La transformation numérique facilite l’accès aux données de facturation, améliore la traçabilité et simplifie l’archivage. Le passage à un système automatisé piloté par l’IA permet une gestion centralisée des factures, avec une visibilité complète sur le statut et l’emplacement de chaque document.

Dominik Stahel souligne les gains d’efficacité majeurs, notamment en rapidité de traitement, en fiabilité des données et en transparence du processus d’approbation. À l’avenir, Transport AG Aarau prévoit d’exploiter encore davantage le potentiel de l’automatisation avec DeepO afin d’optimiser ses opérations.