Comment BKW Building Solutions pourrait économiser jusqu'à 10'000 heures de travail par an grâce à DeepO.

Défi

Traitement de plus de 340’000 documents relatifs à la comptabilité fournisseurs par an.

Basé à Ostermundigen, BKW Building Solutions est un réseau d’entreprises ancré dans la région qui planifie, réalise et entretient des installations complètes dans toute la Suisse. Grâce à son vaste réseau de fournisseurs, BKW traite chaque année 344’000 documents relatifs à la comptabilité fournisseurs, notes de crédit des fournisseurs, rappels, bons de livraison, confirmations de commande, etc.

En raison du volume considérable de documents, la précision et l’organisation sont essentielles, et BKW a constaté qu’il existait un besoin clair et croissant de permettre la réception numérique des documents des fournisseurs. Mais jusqu’à récemment, un certain nombre de leurs fournisseurs travaillaient encore avec des factures papier, ce qui signifie que la transformation numérique de BKW nécessiterait aussi la numérisation de beaucoup de leurs fournisseurs également.

BKW utilisait auparavant AbaScan, une solution intégrée d’archivage et de numérisation pour son ERP Abacus. Un jour, Bewida, leur partenaire client Abacus, leur a présenté DeepO. Cette technologie, développée par DeepCloud (une filiale d’Abacus), s’appuie sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour la capture cognitive de données, afin de rendre le traitement des documents automatisé, rapide, précis et sécurisé.

Solution

Un projet pilote DeepO pour traiter 40’000 documents.

Selon Simon Häni, Chef de projet Senior, BKW a décidé de lancer un projet pilote avec DeepO au cours de l’été 2023. Ils ont choisi un secteur d’activité de BKW Building Solutions qui, à lui seul, était responsable d’environ 40’000 documents traités. Une personne a été désignée en interne pour devenir un spécialiste de DeepO, capable d’apprendre l’outil et de former l’intelligence artificielle à partir de zéro.

Une adresse électronique centrale a été mise en place sous la forme d’une boîte aux lettres électronique pour les factures entrantes, qui sont automatiquement transmises à DeepBox, la plateforme de partage de documents de DeepCloud. Les fournisseurs ont ensuite été informés et invités à passer des factures papier aux factures PDF. Le spécialiste interne de DeepO a formé DeepO à reconnaître les numéros de projet dans les différents formats de facturation et à les enregistrer automatiquement dans les données Abacus du fournisseur, que BKW peut interroger à l’aide du flux de fonctionnalités DeepBox. En outre, DeepO a été formé pour « sortir des sentiers battus », en interrogeant des affectations de comptes différentes de celles figurant dans les données de base du fournisseur.

L’introduction d’une nouvelle technologie à cette échelle a nécessairement créé une courbe d’apprentissage pour BKW et ses fournisseurs. L’un des défis à relever était celui des factures fournisseurs non conformes qui ne répondaient pas aux normes habituelles, par exemple pour celles comportant plusieurs pièces jointes. Un autre problème était celui des incohérences fréquentes dans les données de base de leur système qui, au fil des ans, avait enregistré des doublons, des délais de paiement non respectés, des adresses incorrectes et des méthodes de paiement ou des montants non reconnus. Pour résoudre ces problèmes et faciliter la reconnaissance automatique des factures, BKW a adopté une double approche. La première a consisté à modifier les paramètres de DeepO afin de permettre une plus grande variété d’entrées. La seconde, à exiger de ses fournisseurs une standardisation accrue des factures, notamment en ce qui concerne les données clés telles que les numéros de projet.

« Le grand avantage est qu’il s’agit d’une solution suisse. En outre, le rapport coût-bénéfice est bien meilleur que celui des produits concurrents. »

Simon Häni
CHEF DE PROJET SENIOR, BKW Building Solutions

Résultats

Économie de 10’000 heures de travail par an en améliorant l’efficacité grâce à l’automatisation des processus.

Le projet initial a été un franc succès et, en quelques mois, BKW a intégré un deuxième secteur d’activité avec un volume de 16’000 documents, suivi de quatre autres représentant 66’000 documents au début de l’année 2024. BKW Building Solutions prévoit de traiter environ 350’000 documents par an avec DeepO.

Simon Häni décrit l’introduction de DeepO comme un processus continu. Dans un premier temps, DeepO est utilisé pour traiter les documents provenant de fournisseurs à fort volume de documents. Ensuite, DeepO est utilisé pour traiter les documents qui peuvent générer des gains de temps importants. Enfin, BKW Building Solutions s’attaque aux cas particuliers et DeepO est formé sur les documents individuels des fournisseurs afin d’automatiser également leur traitement.

Simon Häni vise à ce que 80 % des factures portant un numéro de projet entrent dans le processus d’approbation des comptes fournisseurs sans intervention manuelle. Si l’on considère tous les processus manuels que DeepO pourrait remplacer, notamment l’ouverture des enveloppes, le contrôle formel, la numérisation et le traitement, BKW pourrait, selon les estimations de Monsieur Häni, économiser jusqu’à 10’000 heures de travail par an, soit l’équivalent de cinq postes à plein temps. Le temps ainsi libéré permettra de traiter efficacement un volume encore plus important avec la même main-d’œuvre qualifiée.

Si Simon Häni a raison, il s’agit là d’un énorme gain d’efficacité pour BKW grâce à DeepO. Il cite trois raisons principales pour lesquelles DeepO constitue le choix qui s’impose à la poursuite de la transformation numérique de BKW. La première est que DeepO est une solution suisse et que tous les documents sont traités en toute sécurité en Suisse. La seconde, d’après Monsieur Häni, est que le rapport coût-bénéfice est bien meilleur que celui des produits concurrents. La dernière est la connexion simple et l’assistance directe dont BKW bénéficient de la part d’Abacus.