Pour les communications quotidiennes, l’e-mail est un outil particulièrement efficace. Il n’a toutefois jamais été conçu comme une plateforme destinée au partage de documents professionnels confidentiels.

Une fois qu’une pièce jointe arrive dans la boîte de réception de son destinataire, les organisations ont généralement peu de visibilité sur l’endroit où elle est stockée, les personnes qui peuvent y accéder ou encore si elle a été transférée. Même lorsque les messages sont chiffrés pendant leur transmission, les documents restent souvent stockés durablement dans des boîtes de réception et sur des appareils qui échappent au contrôle de l’expéditeur.

Pour les organisations qui traitent des données personnelles ou des informations commerciales sensibles, cette situation peut entraîner des risques inutiles en matière de sécurité et de conformité.

Pourquoi l’e-mail n’est pas toujours l’outil approprié

De nombreux processus professionnels courants impliquent des documents qui nécessitent un niveau de protection plus élevé, notamment les contrats de travail, les fiches de salaire et les documents RH.

Lorsque ces fichiers sont envoyés en pièces jointes, les informations confidentielles sont directement copiées dans la boîte de réception du destinataire, où leur protection dépend de la sécurité de son compte de messagerie et de ses appareils. Si l’e-mail reste un excellent moyen de communication, ce n’est pas toujours la solution la plus appropriée pour transmettre des documents sensibles.

Repenser la transmission sécurisée de documents

De plus en plus d’organisations adoptent une autre approche. Au lieu de joindre des fichiers confidentiels à un e-mail, celui-ci sert simplement à informer le destinataire qu’un document est disponible dans un environnement sécurisé.

Le document lui-même reste protégé, l’accès peut être limité aux destinataires autorisés et les organisations conservent un meilleur contrôle sur la manière dont les informations confidentielles sont transmises.

Cette approche réduit l’exposition inutile des informations sensibles sans modifier les habitudes de communication.

Comment DeepMail protège les documents confidentiels

DeepMail a été spécialement conçu pour la transmission sécurisée de documents professionnels.

Au lieu d’envoyer des fichiers sensibles en pièces jointes, les documents sont directement transmis dans la DeepBox protégée du destinataire. L’e-mail sert uniquement de notification, tandis que le document reste stocké en toute sécurité jusqu’à ce que le destinataire autorisé y accède.

Ce modèle offre plusieurs avantages importants :

• Exposition réduite : les documents confidentiels ne sont jamais envoyés en pièces jointes.
• Accès contrôlé : les destinataires doivent s’authentifier avant de pouvoir accéder à leurs documents.
• Hébergement en Suisse : les documents sont hébergés exclusivement sur une infrastructure sécurisée en Suisse.
• Sécurité de niveau entreprise : DeepMail fonctionne sur une infrastructure cloud certifiée ISO 27001:2022 et aide les organisations à répondre aux exigences suisses et européennes en matière de protection des données.
• Intégration simple : DeepMail s’intègre à Abacus et à d’autres systèmes ERP via une API REST, permettant aux organisations d’introduire une transmission sécurisée des documents sans perturber leurs processus existants.

Une meilleure façon de transmettre des informations sensibles

Les solutions de sécurité les plus efficaces sont souvent celles qui s’intègrent naturellement aux processus existants.

DeepMail permet aux organisations de continuer à travailler dans leurs systèmes habituels tout en ajoutant une couche de protection supplémentaire pour les documents confidentiels. Les collaborateurs n’ont pas besoin de modifier leur manière d’envoyer des informations et les destinataires continuent de recevoir une simple notification par e-mail avant d’accéder à leurs documents en toute sécurité via DeepBox.

Face à l’évolution constante des cybermenaces et des exigences réglementaires, les organisations examinent de plus en plus non seulement la manière dont elles stockent les informations sensibles, mais aussi la façon dont elles les transmettent.

Pour les documents professionnels confidentiels, la transmission sécurisée de documents devient ainsi un complément important à l’e-mail traditionnel, permettant aux organisations de renforcer leur sécurité sans compromettre la facilité d’utilisation.