Quando un documento porta un sigillo, trasmette un messaggio chiaro: questo documento proviene inequivocabilmente dall’emittente ed è inalterabile. Ma come funziona tutto questo in un’epoca in cui la maggior parte dell’amministrazione lavora in digitale? La risposta è semplice: con i sigilli digitali.

Che cos’è un sigillo digitale e qual’è la differenza rispetto a una firma?
Mentre la firma digitale garantisce l’integrità di un documento e la collega in modo univoco a una persona fisica, il sigillo digitale conferma l’origine di un documento da parte di un’organizzazione, cioè del comune stesso. Il sigillo digitale sostituisce il timbro o la firma fisica da parte di un’autorità e garantisce sicurezza giuridica e tracciabilità nello spazio digitale. Un esempio pratico:

• Firma digitale: la responsabile dell’ufficio edilizia firma personalmente la domanda di costruzione.
• Sigillo digitale: il comune appone un sigillo sull’autorizzazione edilizia per garantirne l’autenticità, senza bisogno della firma di una persona.

Con i sigilli digitali è possibile contrassegnare in modo conforme alla legge e a prova di falsificazione documenti generati automaticamente o in grandi quantità, come permessi di costruzione, decisioni amministrative o bollettini ufficiali, prima della loro pubblicazione. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma rafforza anche la fiducia di cittadini e terzi.

E chi verifica se un documento è autentico?
Qui entra in gioco il DeepValidator: il primo validatore certificato a livello svizzero, sviluppato da DeepCloud. Con esso è possibile verificare con un clic documenti firmati o sigillati digitalmente.

Quando conviene utilizzare un sigillo digitale?
Che si tratti di un documento unico o di migliaia, ovunque i comuni emettano documenti ufficiali l’uso dei sigilli digitali è vantaggioso. Ecco alcuni esempi:

UFFICIO	DOCUMENTI TIPICI
Ufficio controllo abitanti	Attestati di domicilio, domande di soggiorno all’ingresso in Svizzera, cambi di Cantone, modifiche del motivo di soggiorno, attestati di partenza, informazioni sugli indirizzi, …
Ufficio edilizia	Domande di costruzione, permessi di costruzione, autorizzazioni, verbali di cantiere, …
Cancelleria comunale	Verbali, direttive, decisioni, …
Ufficio sociale	Domande di assistenza e sussidi, decisioni sulle prestazioni, …
Scuole	Pagelle, iscrizioni ai corsi, …

Dalla teoria alla pratica: come i comuni svizzeri utilizzano oggi i sigilli digitali
Oltre 200 città e comuni – tra cui Zurigo, Zugo, Thun, Basilea, Illnau-Effretikon, Orpund, Küsnacht e Rafz – si affidano già ai sigilli digitali per certificati e comunicazioni. Beneficiano di processi completamente digitali, dalla domanda al rilascio, risparmiando risorse ed evitando interruzioni di supporto, come mostra l’esempio seguente.

La Città di Zurigo utilizza DeepSign per firmare in modo efficiente e conforme alla legge contratti e documenti legali. I sigilli elettronici garantiscono processi sicuri e trasparenti nel workflow dei creditori e nell’archiviazione. Sigilli personalizzati per ogni ufficio assicurano l’origine e l’integrità dei documenti, consentendo di sigillare e archiviare rapidamente e in sicurezza milioni di atti.

Conclusione: la digitalizzazione ha bisogno di fiducia
Oggi i sigilli digitali sono la chiave per un’amministrazione efficiente, sicura e trasparente. Chi sceglie ora soluzioni digitali risparmia tempo e costi, protegge l’integrità dei documenti ufficiali e rafforza la fiducia dei cittadini. Tutto in modo semplice e conforme alla legge.

Volete rafforzare digitalmente anche il vostro comune?
Saremo lieti di mostrarvi come i sigilli digitali e il DeepValidator possano semplificare il vostro lavoro quotidiano. Contattateci a sales@deepcloud.swiss.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel numero di ottobre 2025 della rivista Schweizer Gemeinde.