GGA Maur: Firme digitali che fanno la differenza

Sfida

Quando le firme collettive diventano un ostacolo

Con la pandemia, la situazione della GGA Maur è cambiata radicalmente. I contratti non potevano più essere firmati di persona, poiché non era possibile riunire fisicamente le persone autorizzate alla firma. Ma anche dopo la fine della pandemia, la sfida è rimasta.

Impegni esterni, sedi di lavoro distribuite e un utilizzo crescente dello smart working rendevano difficile riunire tutti i firmatari nello stesso luogo. In particolare, le firme collettive causavano ritardi ricorrenti, maggiori sforzi di coordinamento e costi evitabili.

Il processo esistente non era più al passo con i tempi e rallentava attività che avrebbero dovuto essere efficienti e affidabili.

Soluzione

Digitalizzazione conforme alla legge con DeepSign e DeepID

Il contatto con DeepCloud è arrivato grazie al partner IT di lunga data, All Consulting, che già supportava l’azienda nella gestione di paghe e presenze con Abacus (Abaclick). Insieme è stata cercata una soluzione per rendere i processi Per risolvere la sfida in modo duraturo, la GGA Maur ha deciso di digitalizzare il processo di firma. Inizialmente venivano utilizzate firme scansionate e inserite nei documenti, ma è emerso rapidamente che questa soluzione non garantiva una verifica chiara dell’identità e non era né sicura né sostenibile.

La scelta è quindi ricaduta consapevolmente su DeepSign in combinazione con DeepID. DeepSign consente la firma digitale legalmente conforme, mentre DeepID garantisce l’identificazione univoca della persona firmataria. Particolarmente convincente è stata la certificazione svizzera e l’integrazione fluida con il sistema ERP Abacus già in uso.

Il processo di firma è diventato digitale, tracciabile, sicuro e indipendente dal luogo, senza interruzioni di processo o passaggi manuali.

“Durante la pandemia abbiamo digitalizzato il processo di firma. Il guadagno in efficienza ci ha convinti a restare digitali anche dopo. DeepSign è certificato e affidabile.”

Alessio Rustici
Responsabile Finanza e Risorse Umane, GGA Maur

Risultati

Più efficienza, sicurezza e risparmio

Dall’introduzione di DeepSign e DeepID, i processi della cooperativa GGA Maur sono diventati sensibilmente più semplici. Le firme possono essere raccolte indipendentemente da luogo e orario, senza la necessità di incontri fisici.

Allo stesso tempo, l’organizzazione beneficia di vantaggi misurabili: meno tempo dedicato alla raccolta delle firme, riduzione dei costi di stampa e spedizione e processi complessivamente più rapidi e affidabili.

Anche dopo la pandemia, la cooperativa ha scelto consapevolmente di continuare con la soluzione digitale. I guadagni di efficienza, così come la sicurezza e la trasparenza del nuovo processo, hanno convinto nel lungo periodo.