PHBern digitalizza 1.000 contratti di lavoro all’anno con DeepSign e DeepID.

Sfida

La spinta verso flussi di lavoro senza carta e conformi alla legge.

Mentre l’Alta scuola pedagogica di Berna (PHBern) lavorava alla modernizzazione dei propri processi amministrativi, è emersa l’urgente necessità di digitalizzare i contratti di lavoro. Il Canton Berna aveva infatti adottato la Legge e l’Ordinanza sull’amministrazione digitale (DVG/DVV), che definiscono un quadro giuridico per la digitalizzazione del settore pubblico e richiedono alle istituzioni come PHBern di introdurre soluzioni di firma elettronica conformi alla normativa.

Soddisfare questi nuovi requisiti era solo una parte della sfida. PHBern voleva anche ridurre l’elaborazione manuale, eliminare i processi cartacei e ottimizzare la gestione dei contratti. L’obiettivo era trovare una soluzione di firma elettronica giuridicamente valida, integrabile nei sistemi esistenti.

Soluzione

Integrazione di DeepSign e DeepID nel ciclo di vita contrattuale.

PHBern ha scelto DeepSign e DeepID per integrare le firme elettroniche qualificate (FEQ) nel proprio processo digitale di onboarding. I contratti di lavoro vengono creati in una soluzione interna utilizzando i dati dei collaboratori già registrati in SAP HCM e successivamente inviati al flusso di lavoro di DeepSign.

In questo flusso digitale, ogni contratto viene prima verificato e approvato dalla direzione dell’unità organizzativa competente. Una volta approvato, il contratto viene firmato dall’autorità di assunzione, in genere il rettore di PHBern, e poi inviato digitalmente al collaboratore. L’intero processo si svolge senza interruzioni, né invii postali.

DeepID svolge un ruolo cruciale nel consentire le firme elettroniche qualificate (FEQ) attraverso un processo intuitivo di verifica dell’identità, aiutando PHBern a rispettare i requisiti legali e ad accelerare l’esperienza per i firmatari.

“Con DeepSign, PHBern ha creato un processo digitale, snello ed efficiente per la firma elettronica dei contratti.”

Martin Dietrich
Responsabile Risorse Umane, Finanze e Controlling, PHBern

Risultati

Un processo HR più snello per 1’000 contratti annuali.

Digitalizzando il flusso dei contratti di lavoro, PHBern ha ridotto in modo significativo lo sforzo manuale e le interruzioni di supporto. In passato, i contratti dovevano essere stampati, scansionati, archiviati e infine distrutti. Oggi, l’intero processo, dalla creazione alla firma e alla consegna, avviene in modo completamente digitale e senza utilizzare carta.

Circa 1’000 contratti vengono ora creati e firmati ogni anno tramite DeepSign. Questo cambiamento ha migliorato la gestione delle scadenze, ridotto l’onere amministrativo e reso più fluida l’integrazione dei nuovi collaboratori.

Anche la semplicità d’uso di DeepSign e DeepID si è dimostrata particolarmente preziosa nella fase di onboarding, facilitando l’adozione e garantendo la conformità legale in ogni fase.