Säntis Schwebebahn AG accelera la trasformazione digitale.

Sfida

Attività amministrative che portavano via troppo tempo.

Säntis Schwebebahn AG conta circa 220 collaboratori, di cui 55 con contratto orario distribuiti su tre sedi e con orari di lavoro irregolari. Per i capisquadra questo si traduceva in un notevole carico amministrativo: i documenti dovevano essere creati, stampati, consegnati, firmati e poi archiviati a mano.

Il problema era ancora più evidente per fogli ore, buste paga e documenti HR. Il processo manuale causava ritardi frequenti, perché i responsabili dovevano adattarsi ai turni variabili dei collaboratori per raccogliere o distribuire i documenti. Tempo sottratto alle attività operative di ogni giorno.

«Era difficile per i responsabili consegnare i documenti in tempo, perché dovevano tenere conto dei turni di lavoro. Si perdeva molto tempo solo per gestire la parte amministrativa», racconta Cornelia Oberholzer, responsabile HR di Säntis Schwebebahn AG.

Soluzione

Processi digitali con DeepCloud.

Il contatto con DeepCloud è arrivato grazie al partner IT di lunga data, All Consulting, che già supportava l’azienda nella gestione di paghe e presenze con Abacus (Abaclick). Insieme è stata cercata una soluzione per rendere i processi HR più efficienti e sicuri.

Con DeepMail e DeepSign, Säntis Schwebebahn AG ha trovato la combinazione ideale:

• DeepMail assicura l’invio sicuro, crittografato e automatizzato di documenti sensibili come buste paga o fogli ore, direttamente da Abacus.
• DeepSign consente di firmare documenti in modo semplice e conforme alla legge, senza stampa, scansioni o invii postali.

L’implementazione tecnica è stata lineare e senza ostacoli. Grazie al supporto di All Consulting è stato possibile effettuare un test prima del go-live. Da maggio 2025 tutti i fogli ore e le buste paga vengono inviati digitalmente con DeepMail, mentre molti documenti HR vengono firmati in modo conforme alla legge con DeepSign.

I principali vantaggi:

• Integrazione immediata con i sistemi Abacus esistenti
• Invio sicuro e conforme tramite DeepMail
• Firme digitali legalmente valide con DeepSign
• Introduzione fluida grazie ai test e al supporto di All Consulting
• Esperienza semplice per tutti, anche per chi ha poca familiarità con il digitale

“Il lavoro manuale si è ridotto in modo significativo, sia per quanto riguarda l’uso della carta sia per il tempo necessario a preparare le buste paga.”

Cornelia Oberholzer
Responsabile HR, Säntis Schwebebahn AG

Risultati

Più efficienza e meno burocrazia.

Da quando ha introdotto DeepMail e DeepSign, Säntis Schwebebahn AG ha ridotto in modo significativo il carico amministrativo. Processi che prima richiedevano giorni e diversi passaggi ora si completano in pochi clic.

L’invio digitale di buste paga e fogli ore tramite DeepMail elimina la distribuzione manuale dei documenti, così come la loro raccolta e trasmissione al reparto HR.
Con DeepSign, le firme diventano completamente digitali, rendendo il flusso ancora più semplice, soprattutto in un contesto composto da molti collaboratori part-time o a ore.

I capiservizio sono tra i primi a trarne beneficio: non devono più gestire moduli cartacei o attendere documenti firmati, potendo tornare a concentrarsi sulle attività operative e sul supporto al team.

Anche il consumo di carta si è ridotto in modo evidente. Niente più stampa, imbustamento o distribuzione fisica: un risparmio di tempo e risorse che rappresenta anche un passo concreto verso la sostenibilità.

La soluzione è stata accolta positivamente da tutti i collaboratori. Anche chi ha poca familiarità con gli strumenti digitali trova l’esperienza intuitiva, chiara e affidabile, senza procedure complesse né necessità di formazione.

Con DeepCloud, Säntis Schwebebahn AG ha modernizzato i processi HR e ridotto il carico amministrativo. Ciò che prima richiedeva giorni oggi avviene in modo efficiente, sicuro e sostenibile, con vantaggi per l’azienda, i responsabili e l’intero team.