Visita Treuhand AG migliora la sicurezza e l'efficienza dei documenti con DeepBox.

Sfida

Migliorare la sicurezza nelle comunicazioni fiduciarie.

Visita Treuhand AG, società fiduciaria con sede a Lenzburg e più di quarant’anni di storia alle spalle, serve una clientela diversificata di circa 350 privati, PMI e grandi aziende. Sebbene vanti un’esperienza pluriennale, si è ritrovata ad affrontare una sfida importante: la mancanza di sicurezza nelle comunicazioni via e-mail.

Un elemento chiave del lavoro fiduciario consiste nella condivisione di documenti riservati, quali relazioni annuali e pratiche fiscali. Spesso questi documenti essenziali venivano inviati via e-mail in modo non criptato, esponendoli a potenziali intercettazioni o manipolazioni durante la trasmissione. Alcuni clienti selezionati impiegavano i propri metodi di crittografia, tuttavia la mancanza di una piattaforma di comunicazione sicura standardizzata rappresentava un rischio continuo di violazione dei dati.  

“Ci affidavamo all’e-mail per la condivisione dei documenti, ma non era sufficiente”, puntualizza Raphael Häfliger, Direttore della divisione IT. “L’attività fiduciaria si basa sulla riservatezza, quindi ci occorreva una soluzione sicura ed efficiente”. Visita Treuhand era alla ricerca di una piattaforma in grado non solo di garantire una trasmissione sicura dei dati, ma anche di semplificare i flussi di lavoro sia per il team che per i clienti.

Soluzione

DeepBox trasforma la condivisione di documenti e la collaborazione.

Per rispondere ai problemi legati alla sicurezza e migliorare l’efficienza operativa, Visita Treuhand ha integrato DeepBox nei propri processi fiduciari. Tale decisione è stata supportata dai centri dati certificati ISO 27001 di DeepBox in Svizzera, garantendo così la conformità ai rigorosi standard di protezione dei dati e l’archiviazione sicura degli stessi all’interno del Paese.

L’interfaccia intuitiva e facile da usare di DeepBox ha consentito lo scambio di documenti senza comprometterne la sicurezza. I clienti potevano caricare e condividere file sensibili quali bilanci e documenti fiscali direttamente tramite la piattaforma, con la certezza di poter contare su dati crittografati e protetti. Grazie alla struttura trasparente di DeepBox, sia i team interni che i clienti potevano accedere e gestire facilmente i flussi documentali.  

Questo sistema sicuro ha semplificato in modo significativo i processi di comunicazione, riducendo la dipendenza dai tradizionali scambi di e-mail ed azzerando i rischi associati alla trasmissione di dati non protetti. Oggi, oltre 150 clienti si affidano attivamente a DeepBox per le proprie interazioni fiduciarie, a testimonianza dell’elevata adesione e soddisfazione degli utenti.

“DeepBox ha trasformato il nostro modo di condividere e gestire i documenti: sicuro, efficiente e ampiamente accettato dai nostri clienti.”

Raphael Häfliger
Responsabile IT, Visita Treuhand AG

Risultati

Maggiore sicurezza dei dati ed efficienza operativa.

Ora che DeepBox è completamente integrato nelle attività quotidiane dell’azienda, Visita Treuhand può affrontare con successo la sfida più grande: proteggere le comunicazioni riservate dei propri clienti. La tecnologia crittografica avanzata e la conformità agli standard svizzeri di protezione dei dati garantiscono la tranquillità di dipendenti e clienti.  

L’adozione di DeepBox ha migliorato in modo tangibile anche l’efficienza operativa. Grazie al suo design chiaro e semplice da utilizzare, la condivisione e la gestione dei documenti richiedono meno sforzi, consentendo così ai dipendenti di concentrarsi sulle principali attività fiduciarie. La risposta positiva da parte dei clienti dimostra quanto successo ha raccolto la piattaforma, con oltre 150 che la utilizzano attivamente per i rispettivi scambi di documenti. Questo non solo mette in risalto la praticità dello strumento, ma evidenzia anche la fiducia che ha generato tra i clienti.  

Grazie all’utilizzo di DeepBox, Visita Treuhand AG ha saputo distinguersi come società fiduciaria orientata al futuro, che dà priorità alla riservatezza dei clienti e all’eccellenza operativa.