Wer ein Dokument mit einem Siegel versieht, vermittelt eine klare Botschaft: Dieses Dokument stammt nachweislich vom Aussteller und es ist unveränderlich. Doch wie funktioniert das in einer Zeit, in der die Mehrheit der Verwaltung digital arbeitet? Die Antwort ist einfach: Mit digitalen Siegeln.

Was ist ein digitales Siegel und worin liegt der Unterschied zur Signatur?
Während die digitale Signatur die Integrität eines Dokuments sicherstellt und die Signatur eindeutig einer natürlichen Person zuordnet, bestätigt das digitale Siegel die Herkunft eines Dokuments von einer Organisation, also einer Gemeinde selbst. Das digitale Siegel ersetzt das physische Stempeln oder Unterzeichnen durch eine Behörde und schafft Rechtssicherheit sowie Nachvollziehbarkeit im digitalen Raum. Ein praktisches Beispiel:

• Digitale Signatur: Die Bauverwalterin unterzeichnet das Baugesuch persönlich.
• Digitales Siegel: Die Gemeinde versieht die Baubewilligung mit einem Siegel, das die Echtheit garantiert – ohne dass eine Person unterschreiben muss.

Mittels digitaler Siegel lassen sich automatisch erstellte oder massenhaft generierte Dokumente wie Baubewilligungen, Verfügungen oder Amtsblätter vor der Publizierung rechtskonform und fälschungssicher kennzeichnen. Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt Bürgerinnen und Bürgern wie auch Drittstellen Vertrauen.

Und wer überprüft, ob ein Dokument echt ist?
Genau hier kommt der DeepValidator ins Spiel – den ersten schweizweit zertifizierten Validator von DeepCloud. Damit lassen sich digital signierte oder gesiegelte Dokumente auf Knopfdruck verifizieren.

Wann lohnt sich ein digitales Siegel besonders?
Ob einmalig oder tausendfach: Überall dort, wo Gemeinden offizielle Dokumente ausstellen, lohnt sich der Einsatz digitaler Siegel. Unten einige Beispiele:

AMTSSTELLE	TYPISCHE DOKUMENTE
Einwohneramt	Wohnsitzbestätigungen, Aufenthaltsgesuche bei Einreise in die Schweiz, Kantonswechsel, Aufenthaltsgrundänderungen, Abmeldebestätigungen, Adressauskünfte, …
Amt für Baubewilligungen	Baugesuche, Baubewilligungen, Genehmigungen, Bauprotokolle, …
Stadt-/Gemeindekanzleien	Protokolle, Weisungen, Beschlüsse, …
Sozialamt	Sozialhilfe- und Fördergesuche, Leistungsbescheide, …
Schulen	Zeugnisse, Kursanmeldungen, …

Von der Theorie zur Praxis: So nutzen Schweizer Gemeinden digitale Siegel heute
Über 200 Städte und Gemeinden wie beispielsweise Zürich, Zug, Thun, Basel, Illnau-Effretikon, Orpund, Küsnacht oder Rafz setzen bereits auf digitale Siegel für Bescheinigungen und Mitteilungen. Sie profitieren von durchgängig digitalen Abläufen, vom Antrag bis zur Ausgabe und sparen dabei nicht nur Ressourcen, sondern vermeiden auch Medienbrüche, wie folgendes Beispiel zeigt.

Die Stadt Zürich nutzt DeepSign, um Verträge und rechtliche Dokumente effizient und rechtskonform zu unterzeichnen. Elektronische Siegel sorgen im Kreditorenworkflow und bei der Archivierung für sichere, transparente Prozesse. Individuelle Siegel je Amt gewährleisten die Herkunft und Integrität der Dokumente, sodass Millionen Dokumente schnell und sicher gesiegelt und abgelegt werden können.

Fazit: Digitalisierung braucht Vertrauen
Digitale Siegel sind heute der Schlüssel für eine effiziente, sichere und transparente Verwaltung. Wer jetzt auf digitale Lösungen setzt, spart Zeit und Kosten, schützt die Integrität amtlicher Dokumente und stärkt das Vertrauen der Bürger
– alles bequem und rechtskonform aus einer Hand.

Wollen auch Sie Ihre Gemeinde digital stärken?
Wir zeigen Ihnen gerne, wie digitale Siegel und der DeepValidator Ihren Alltag vereinfachen können. Kontaktieren Sie uns via sales@deepcloud.swiss oder besuchen Sie uns auf: www.deepsign.swiss/egov

Dieser Artikel wurde ursprünglich in der Oktober-2025-Ausgabe der Zeitschrift Schweizer Gemeinde veröffentlicht.