Comune di Oftringen: come gli apprendisti stanno contribuendo a raggiungere l'80% di automazione. 

La sfida

Molto lavoro ripetitivo, poche opportunità di fare esperienza concreta.

Il Comune di Oftringen aveva già digitalizzato in una fase precoce i propri processi di contabilità dei fornitori e introdotto il visto elettronico. Ciononostante, l’elaborazione delle fatture in entrata richiedeva ancora un notevole lavoro manuale. Ogni fattura doveva essere verificata, contabilizzata e assegnata al responsabile dell’approvazione. Un processo che richiedeva tempo e gravava in particolare sugli apprendisti.

Gran parte delle attività della contabilità fornitori consisteva in operazioni ripetitive. Per ogni singola fattura era necessario inserire manualmente il responsabile del visto, la descrizione della registrazione contabile e il conto di imputazione. Inoltre, i diversi formati delle fatture e la mancanza di riferimenti comportavano ulteriore lavoro.

Con la crescente standardizzazione dei documenti contabili, è nata quindi l’esigenza di automatizzare le fasi successive del processo.

La soluzione

Sviluppare DeepO passo dopo passo insieme agli apprendisti.

L’introduzione è stata volutamente semplice. Dopo la configurazione iniziale da parte del partner commerciale Abacus OBT, il Comune di Oftringen ha continuato a elaborare le fatture come di consueto. Solo in un secondo momento sono stati aggiunti progressivamente regole, parole chiave e suggerimenti di automazione. In questo modo DeepO é stato perfezionato gradualmente, senza richiedere un progetto di implementazione complesso né configurazioni elaborate.

L’aspetto più interessante è che gran parte dello sviluppo non è stata affidata a specialisti esterni, bensì agli stessi apprendisti del Comune.

Con il coinvolgimento dei collaboratori, hanno definito parole chiave, regole e suggerimenti, osservando al contempo come DeepO migliorasse progressivamente il riconoscimento delle fatture ricorrenti. In breve tempo gli apprendisti sono diventati i maggiori esperti della soluzione e hanno persino iniziato a supportare i collaboratori del reparto finanziario nell’utilizzo quotidiano del nuovo sistema.

Un altro elemento particolarmente apprezzato è stato l’approccio flessibile. DeepO può essere sviluppato in qualsiasi momento, seguendo i tempi dell’organizzazione. Durante i periodi di maggiore carico di lavoro è stato possibile sospendere temporaneamente le attività di ottimizzazione e riprenderle successivamente senza alcuna difficoltà.

“Il più grande valore aggiunto di DeepO è che la soluzione alleggerisce il carico di lavoro dei nostri collaboratori, coinvolge attivamente gli apprendisti nella trasformazione digitale e apre la strada a un’amministrazione moderna.”

Mario Ivancevic
Vice responsabile Finanze e Imposte

I risultati

Meno attività ripetitive, più responsabilità.

Ogni fattura utilizzata per sviluppare il sistema aumenta il livello di automazione. Le fatture ricorrenti vengono riconosciute ed elaborate con un’affidabilità sempre maggiore, riducendo sensibilmente il carico di lavoro del reparto finanziario. Questo rappresenta un vantaggio particolarmente importante nei periodi di intensa attività, contribuendo a mantenere la stabilità operativa e a prevenire il sovraccarico del team.

Il cambiamento più significativo riguarda però il ruolo degli apprendisti. Invece di dedicare le proprie giornate all’inserimento ripetitivo degli stessi dati, oggi partecipano attivamente allo sviluppo dei processi automatizzati. Verificano i suggerimenti di DeepO, perfezionano le regole esistenti e contribuiscono a rendere il sistema sempre più intelligente.

Quello che prima era un lavoro prevalentemente ripetitivo si è trasformato in un’attività stimolante, con maggiori responsabilità e un interessante progetto pratico legato all’intelligenza artificiale.

Uno sguardo al futuro: la contabilità di domani nasce già oggi.

Attualmente sono state definite regole specifiche per circa il 10% dei fornitori. Sebbene finora sia stata sviluppata solo una parte relativamente limitata dei fornitori, il Comune stima già che in futuro sarà possibile elaborare automaticamente o semi-automaticamente fino al 50% di tutte le fatture fornitori.

L’obiettivo a lungo termine è ancora più ambizioso: raggiungere un livello di automazione della gestione delle fatture pari all’80%. Sono già previsti ulteriori miglioramenti, come l’inoltro automatico delle fatture e l’introduzione di altri prodotti DeepCloud.