ewl energie wasser luzern armonizza e automatizza la gestione delle fatture con DeepO

Sfida

Modernizzare e armonizzare sistemi di contabilità fornitori eterogenei

ewl energie wasser luzern, fornitore di servizi energetici con sede a Lucerna e attivo ogni giorno nella Svizzera centrale, ha intrapreso un percorso ambizioso di armonizzazione e trasformazione digitale del proprio ecosistema IT. L’obiettivo era unificare le applicazioni esistenti, automatizzare i flussi documentali e adottare la fatturazione elettronica per tutti i fornitori. Una priorità era sostituire il precedente sistema di gestione fatture con una piattaforma completamente integrata nel sistema ERP Abacus, in grado di gestire il riconoscimento dei documenti, l’estrazione automatica dei dati e i flussi di approvazione per oltre 21.000 fatture all’anno.

La sfida principale era implementare una soluzione che mantenesse l’efficienza e l’automazione già in essere, senza aumentare il carico di lavoro per il team contabilità. Tra gli obiettivi operativi c’erano l’eliminazione della scansione manuale, la riduzione degli errori di registrazione e l’onboarding dei fornitori per la fatturazione digitale. Fondamentale per ewl era avere un sistema scalabile e costantemente aggiornato per garantire efficienza e conformità alle normative in evoluzione.

Soluzione

Automazione end-to-end affidabile con DeepO e DeepFlow

ewl ha adottato DeepO per automatizzare completamente la gestione delle fatture, creando un flusso digitale integrato, dalla ricezione all’archiviazione in Abacus. Il punto di ingresso centralizzato, dotato di riconoscimento automatico degli indirizzi, indirizza ogni fattura al DeepBox del dipartimento competente per la validazione e il trattamento. Ogni documento viene analizzato dall’intelligenza artificiale di DeepO, che applica parole chiave predefinite e criteri di approvazione, permettendo registrazioni contabili automatiche e una validazione fluida.

Per le fatture con schemi ricorrenti, DeepO è stato addestrato su dati storici per riconoscere i mittenti abituali, compilare i campi automaticamente e applicare controlli basati su regole. Il sistema si affina nel tempo grazie a suggerimenti intelligenti e apprendimento supervisionato, riducendo al minimo gli interventi manuali e gli errori di registrazione.

Per un’automazione completa, ewl ha progettato flussi DeepFlow che permettono la validazione e l’archiviazione diretta delle fatture in Abacus. I documenti con modelli completi vengono riconosciuti automaticamente, mentre quelli con campi mancanti vengono segnalati per una revisione manuale mirata. Il team ICT ha partecipato alla formazione su DeepBox per un’applicazione immediata e concreta della soluzione.

Tra i miglioramenti, è stato introdotto un Advanced Box per il personale di magazzino, che consente l’invio diretto via e-mail e l’associazione automatica tra bolle di consegna e numeri d’ordine con DeepO. I documenti senza riferimenti vengono inviati a una casella centrale per l’assegnazione manuale, creando un ciclo di feedback per migliorare la conformità dei fornitori nel tempo.

“Grazie allo sviluppo continuo di DeepO, oggi abbiamo una piattaforma ideale per la gestione efficiente dei documenti.”

Doris Fenk
Impiegata contabilità e finanza, ewl energie wasser luzern

Risultati

Importanti risparmi di tempo e costi già nelle fasi iniziali

Il lancio graduale di DeepO ha già dimezzato i tempi di gestione delle fatture interne e ricorrenti, con una riduzione stimata dei costi del 30% per queste categorie. Sebbene l’ottimizzazione dell’automazione per i fornitori esterni sia ancora in corso, il team contabilità ha osservato notevoli miglioramenti nei processi di routine e una sensibile diminuzione degli errori di registrazione.

L’interfaccia intuitiva del nuovo sistema e i continui aggiornamenti sono stati accolti positivamente. Il personale apprezza in particolare il supporto online integrato, che consente di risolvere i problemi rapidamente senza dover coinvolgere il reparto IT interno. La formazione continua e l’onboarding dei fornitori contribuiranno ulteriormente a ridurre il lavoro manuale e ad accelerare il raggiungimento di efficienze su vasta scala.