GGA Maur: firme digitali che durano nel tempo

Sfida

Quando le firme collettive diventano un collo di bottiglia

Con la pandemia, la situazione di GGA Maur è cambiata radicalmente. I contratti non potevano più essere firmati di persona, poiché non era possibile riunire fisicamente tutti i firmatari autorizzati. Tuttavia, anche dopo la fine della pandemia, la sfida è rimasta.

Impegni esterni, sedi di lavoro distribuite e una quota crescente di lavoro da remoto rendevano difficile riunire tutti i firmatari in un unico luogo. In particolare per le firme collettive, questo portava ripetutamente a ritardi, maggiori sforzi di coordinamento e costi evitabili.

Il processo esistente non era più adeguato alle esigenze attuali e finiva per rallentare flussi di lavoro che avrebbero dovuto essere efficienti e affidabili.

Soluzione

Una digitalizzazione conforme alla legge con DeepSign e DeepID

Il contatto con DeepCloud è arrivato grazie al partner IT di lunga data, All Consulting, che già supportava l’azienda nella gestione di paghe e rilevazione delle presenze con Abacus (Abaclick). Insieme è stata individuata una soluzione per affrontare la sfida in modo duraturo.
Per questo motivo, la cooperativa GGA Maur ha deciso di digitalizzare il processo di firma. Inizialmente venivano utilizzate firme scansionate e inserite nei documenti, ma è emerso rapidamente che questa soluzione non consentiva una verifica univoca dell’identità e non risultava né sicura né orientata al futuro.

La scelta è quindi ricaduta consapevolmente su DeepSign in combinazione con DeepID. DeepSign consente la firma digitale dei contratti in modo conforme alla legge, mentre DeepID garantisce l’identificazione univoca della persona firmataria. A convincere in modo particolare sono state la certificazione svizzera e l’integrazione fluida nel sistema ERP Abacus già in uso.

Il processo di firma è diventato digitale, tracciabile, sicuro e indipendente dal luogo, senza interruzioni di processo o passaggi manuali.

“Durante la pandemia abbiamo digitalizzato il processo di firma. Il guadagno in efficienza ci ha convinti a restare digitali anche dopo. DeepSign è certificato e affidabile.”

Alessio Rustici
Responsabile Finanza e Risorse Umane, GGA Maur

Risultati

Più efficienza, sicurezza e risparmio

Dall’introduzione di DeepSign e DeepID, i processi operativi della cooperativa GGA Maur si sono notevolmente semplificati. Oggi le firme possono essere raccolte indipendentemente da luogo e orario, senza la necessità che più persone si incontrino fisicamente.

Allo stesso tempo, l’organizzazione beneficia di vantaggi misurabili: meno tempo dedicato alla raccolta delle firme, riduzione dei costi di stampa e spedizione e processi complessivamente più rapidi e affidabili.

Anche dopo la pandemia, la cooperativa ha scelto consapevolmente di continuare con la soluzione digitale. I guadagni in termini di efficienza, così come la sicurezza e la trasparenza del nuovo processo, si sono dimostrati convincenti nel lungo periodo.