gmp: Processi contrattuali digitali per un onboarding senza intoppi 

La sfida

Contratti in viaggio – processi in stallo

Presso gmp International GmbH, uno degli studi di architettura più rinomati a livello internazionale, la firma dei contratti rappresentava un collo di bottiglia strutturale. Solo i dirigenti erano autorizzati a firmare: spesso non era possibile ottenere una firma tempestiva a causa di impegni fuori sede.

I ritardi che ne derivavano avevano ripercussioni tangibili, in particolare nell’ambito del processo di onboarding: gli ordini di hardware, le autorizzazioni di accesso o la pianificazione interna erano talvolta bloccati.

La soluzione

DeepSign come fulcro del nuovo processo di onboarding

Per risolvere il problema alla radice, gmp ha riprogettato l’intero processo di onboarding. Oggi, un moderno sistema di gestione delle candidature garantisce che tutti i dati rilevanti siano disponibili in anticipo. I superiori diretti sono coinvolti nella verifica del contratto, i candidati ricevono il contratto come seconda persona e possono firmarlo in modo conforme alla legge con DeepSign. Segue poi la firma finale del dirigente con potere di firma, indipendentemente dal luogo e senza perdite di tempo.

La perfetta integrazione tra Abacus e DeepSign garantisce che il processo funzioni oggi in modo chiaro, veloce e senza errori. Grazie ai nuovi modelli di contratto, l’intero contratto viene generato con poche richieste, in modo da escludere quasi del tutto errori di contenuto. Allo stesso tempo, il reparto Risorse Umane ottiene in ogni momento la massima trasparenza e può, se necessario, intervenire direttamente o correggere i processi.

È così nato un processo interamente digitale, chiaramente strutturato e affidabile per tutte le parti.

«DeepSign è una soluzione affidabile e intuitiva. In combinazione con Abacus, è il vero motore dell’onboarding.»

Kai Egbert
Responsabile IT, gmp

I risultati

Controllo, velocità e processi senza intoppi

Dall’introduzione di DeepSign, i lunghi tempi di attesa e le ricerche appartengono al passato. gmp ha in ogni momento una panoramica precisa su dove si trova un contratto e quali fasi sono già state completate. I contratti possono essere approvati digitalmente immediatamente anche durante i viaggi.

Anche la qualità dei contratti è migliorata. Grazie alla creazione automatica tramite Abacus, i documenti vengono sempre prodotti nella versione più recente. Dopo la firma, finiscono automaticamente nel dossier digitale e attivano le fasi di notifica successive, senza che i collaboratori debbano intervenire manualmente. Tramite un processo automatico, i reparti specializzati ricevono i compiti e le istruzioni di lavoro individuali, il che facilita notevolmente l’inserimento dei nuovi collaboratori.

Il nuovo onboarding oggi non è solo più veloce, ma anche più affidabile e trasparente. Un netto progresso rispetto al precedente processo basato su carta e personale.