Migros Ostschweiz riduce i tempi di firma dei contratti da dieci a due giorni con DeepSign. 

Sfida

La ricerca di una maggiore efficienza.

Il settore della vendita al dettaglio è caratterizzato da ritmi veloci, ed è per questo che l’efficienza rappresenta un fattore fondamentale. Migros Ostschweiz elabora una notevole quantità di contratti di assunzione ogni mese, ma le operazioni manuali, che prevedevano l’invio, la stampa, la firma, la scansione, il reinvio e la verifica dei contratti per ogni nuova figura assunta, richiedeva in media dieci giorni per completare con i candidati la documentazione necessaria.

Con l’obiettivo di digitalizzare le firme dei contratti per le nuove assunzioni e superare l’inefficienza ad esso legata, Migros Ostschweiz cercava una soluzione per le firme digitali che soddisfasse i loro standard elevati. Innanzitutto, la soluzione doveva essere semplice e priva di difficoltà, senza che ai firmatari dei contratti fosse richiesta alcuna registrazione complicata. In secondo luogo, doveva funzionare in modo autonomo, senza un’API complessa. Infine, la soluzione per le firme digitali doveva essere in grado di soddisfare le severe norme di protezione dati e di riservatezza previste sia da Migros che dalla legge svizzera.

Soluzione

DeepSign vince in termini di prezzo, flessibilità, facilità d’uso e conformità.

Durante una chiacchierata fortuita, Sandro Albrigo ha sentito parlare di DeepSign e ha deciso di cercare qualche informazione in più. E ciò che ha scoperto lo ha convinto a dare a DeepSign una possibilità. “Con DeepSign, siamo riusciti a personalizzare il servizio in base alle nostre esigenze.”

Il costo competitivo, la flessibilità dei prezzi, la facilità d’uso, le funzionalità autonome e la conformità normativa di DeepSign hanno dato a Migros Ostschweiz esattamente ciò di cui aveva bisogno.

L’implementazione tecnica è stata semplice e rapida, completata in appena due mesi. Come previsto, la conformità legislativa ha richiesto un po’ più di tempo, ma dopo sei mesi DeepSign è stato attivato a pieno regime e ora viene utilizzato per apporre 200 firme elettroniche semplici (FES) al mese.

“Abbiamo capito che DeepCloud era davvero interessata a soddisfare i nostri requisiti e le nostre esigenze.”

Sandro Albrigo
Responsabile HR Business Partner / Responsabile Servizi HR, Migros Ostschweiz

Risultati

L’uso delle firme elettroniche DeepSign viene esteso all’ufficio legale e all’ufficio acquisti.

Dieci mesi e 2’000 firme elettroniche dopo: il passaggio a DeepSign non registra alcun riscontro negativo. “Le persone hanno capito immediatamente e senza alcuna spiegazione come utilizzare questo strumento,” afferma Albrigo. “Se non fosse stato così, avremmo ricevuto sicuramente qualche lamentela.”

Con il taglio delle tempistiche di finalizzazione dei contratti da dieci a due giorni al massimo, Migros Ostschweiz punta a raggiungere gli stessi incredibili risultati con DeepSign per altri reparti dove efficienza e tempo sono fondamentali, come l’ufficio legale e l’ufficio acquisti.

Sulla base del successo iniziale ottenuto con la prima implementazione di DeepSign, Migros Ostschweiz ha tutte le ragioni per pensare che tale successo non possa che continuare. È “davvero semplice,” dice Albrigo. “Ogni elemento viene verificato meticolosamente. Abbiamo capito che l’obiettivo di DeepCloud era soddisfare i nostri requisiti e le nostre esigenze, oltre che migliorare lo strumento. Abbiamo continuato a lavorare insieme e aggiunto nuove funzionalità per adattarlo sempre più ai nostri bisogni. Abbiamo creato un processo molto efficiente.”