OBT AG trasforma i flussi documentali con le firme elettroniche DeepSign e l’identità digitale DeepID. 

Sfida

Snellire processi di firma dei documenti inefficienti e frammentati.

OBT, un’azienda svizzera di servizi e consulenza attiva nei settori fiduciario, revisione, consulenza fiscale e legale, servizi HR e soluzioni IT, con 11 sedi e 550 dipendenti, si affidava principalmente a processi di firma cartacei. Questo approccio era lento, dispendioso in termini di tempo e risorse, e poco coerente, causando ritardi operativi. Un tentativo precedente di digitalizzazione con una soluzione di firma elettronica aveva introdotto nuove difficoltà: richiedeva la verifica dell’identità tramite terze parti, generando attriti che ne hanno limitato l’accettazione all’interno dell’organizzazione.

Inoltre, i dipendenti si trovavano spesso in difficoltà nel comprendere quando e come usare correttamente le firme elettroniche. Situazioni poco chiare, come scenari di “firma mista” (una persona firmava digitalmente, l’altra fisicamente), causavano interruzioni nei flussi di lavoro. Tutto ciò ha evidenziato l’urgente necessità di una soluzione unificata e intuitiva, capace di modernizzare la gestione delle firme e rendere i processi più fluidi in tutto il gruppo.

Soluzione

Una soluzione di firma elettronica unificata con verifica dell’identità digitale integrata.

Per affrontare le inefficienze riscontrate, OBT ha adottato DeepSign per la gestione delle firme elettroniche, affiancato da DeepID per una verifica dell’identità digitale fluida e integrata. DeepCloud ha personalizzato la piattaforma in base alle esigenze specifiche di OBT, offrendo una configurazione avanzata con funzionalità come la verifica del dominio e la gestione di più unità aziendali sotto un unico abbonamento.

L’integrazione di DeepSign è avvenuta senza difficoltà, consentendo ai dipendenti di utilizzare con facilità firme elettroniche qualificate (QES). Grazie al processo gratuito di verifica dell’identità offerto da DeepID che richiede solo un documento ufficiale e uno smartphone, OBT ha superato le barriere che avevano ostacolato l’adozione in passato. I dipendenti possono ora verificare la propria identità in modo semplice ed efficiente, eliminando la complessità legata ai sistemi di verifica esterni.

Questa soluzione ha permesso a OBT di digitalizzare i propri processi di firma, garantendo al contempo la conformità legale secondo le normative svizzere ed europee, aumentando i tassi di adozione interna e accelerando i flussi di lavoro.

“Oltre ai miglioramenti in termini di efficienza nei processi di firma, DeepSign si dimostra una soluzione semplice, intuitiva e facile da usare, soprattutto quando integrata con il software gestionale Abacus.”

Fabian Stolz
Head of Internal IT, OBT

Risultati

Trasformazione dei processi di firma in tutte le sedi di OBT.

L’implementazione di DeepSign e DeepID ha rivoluzionato i flussi documentali, portando miglioramenti significativi in tutta l’organizzazione. Oggi è attiva una piattaforma unificata per la firma elettronica, utilizzata regolarmente dal 60% dei 550 dipendenti. I processi di firma sono stati notevolmente accelerati: OBT utilizza attualmente circa 300 firme elettroniche qualificate (QES) ogni mese. Inoltre, l’azienda ha rafforzato i propri sforzi di digitalizzazione, rendendo le operazioni più fluide in tutte le 11 sedi.

Grazie al design intuitivo, alla semplicità d’uso e alla verifica dell’identità digitale integrata, DeepSign e DeepID permettono a OBT AG di gestire le firme in modo sicuro e senza complicazioni. In futuro, OBT prevede di integrare DeepSign direttamente nel proprio sistema ERP e in altre applicazioni aziendali strategiche, per ottimizzare ulteriormente i flussi di lavoro.