Rivoluzionare la gestione documentale in Confides AG con DeepBox.

Sfida

Snellire processi manuali lenti e dispendiosi in termini di tempo.

Da oltre 30 anni, Confides AG, una rinomata società fiduciaria con sede a Basilea, Svizzera, fornisce soluzioni aziendali su misura per piccole e medie imprese (PMI). Tuttavia, nonostante l’adozione di strumenti avanzati come software ERP basati sul web, app per smartphone e e-banking, Confides AG ha identificato una lacuna significativa nel proprio ecosistema IT. Il flusso documentale, ancora fortemente basato su processi cartacei, restava manuale, dispendioso in termini di tempo e lavoro.

L’assenza di un sistema elettronico intelligente per l’archiviazione dei documenti contribuiva non solo a elevati costi amministrativi, ma limitava anche la possibilità di scalare le operazioni e gestire l’aumento della domanda da parte dei clienti. Con risorse umane insufficienti per affrontare carichi di lavoro in crescita, è diventato fondamentale trovare una soluzione in grado di offrire digitalizzazione, automazione e scalabilità complete.

Soluzione

Semplificare archiviazione e gestione documentale con DeepBox.

Per affrontare queste sfide e compiere un ulteriore passo nella digitalizzazione, Confides AG ha implementato DeepBox, uno strumento all’avanguardia per la condivisione elettronica dei documenti e i flussi di lavoro completamente automatizzati. Il passaggio a DeepBox è stato semplice, con un’integrazione fluida nei processi esistenti e senza necessità di competenze tecniche avanzate. La creazione di box individuali per ciascun cliente è risultata facile, consentendo soluzioni personalizzabili e scalabili.

L’interfaccia intuitiva di DeepBox offre ai clienti Confides diversi modi per caricare i documenti: scattare una foto con lo smartphone, trascinare e rilasciare i file oppure inviarli direttamente alla propria box DeepBox dedicata. I documenti vengono quindi letti ed elaborati tramite l’intelligenza artificiale DeepO per l’acquisizione automatica dei dati.

Le funzionalità di tagging e metadati in DeepBox permettono un recupero dei documenti rapido e semplice, migliorando in modo significativo l’efficienza operativa. Automatizzando i flussi di lavoro precedentemente manuali, DeepBox ha risolto immediatamente punti critici, aprendo la strada a una contabilità in tempo reale e a una gestione documentale senza stress.

“DeepBox è lo strumento ideale per una società fiduciaria che desidera avviare una relazione con il cliente supportata dal digitale.”

Lukas Rudolf
Specialista in finanza e contabilità, Confides AG

Risultati

Maggiore efficienza e soddisfazione del cliente.

Adottando DeepBox, Confides AG ha ottenuto risultati rivoluzionari in termini di efficienza, riduzione dei costi e soddisfazione del cliente. La gestione manuale e dispendiosa dei documenti è diventata un ricordo del passato, sostituita da un’elaborazione in tempo reale che continua a ridurre notevolmente i tempi di risposta.

Questa nuova efficienza ha permesso a Confides AG di gestire un numero crescente di clienti senza dover aumentare il personale – un vantaggio fondamentale per rispondere alla crescente domanda mantenendo un’elevata qualità del servizio. Eliminando i flussi cartacei, l’organizzazione ha anche ridotto i costi amministrativi e contabili.

L’archiviazione sicura dei dati in Svizzera offerta da DeepBox garantisce tranquillità sia ai clienti che ai fiduciari, sapendo che i dati finanziari sensibili sono trattati nel pieno rispetto delle normative sulla privacy e conformità. Con una media di 600 documenti elaborati per cliente, DeepBox si è rivelato uno strumento prezioso per ottimizzare i processi interni, ridurre il carico amministrativo dei clienti e rafforzare le relazioni.