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17 April 2025
KI und die Zukunft des Dokumentenmanagements in der Schweiz
Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen Dokumente verwalten. Viele Organisationen in der Schweiz – unabhängig von der Branche – haben KI noch nicht zur Optimierung ihrer Arbeitsabläufe eingesetzt, obwohl sie ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung bietet
Viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen verlassen sich weiterhin auf traditionelle, arbeitsintensive Methoden zur Verwaltung grosser Mengen an Dokumenten, was zu Ineffizienzen und hohen Betriebskosten führt (Quelle: ETH Zürich).
In den Bereichen Wirtschaft und Buchhaltung werden KI-gestützte Lösungen allmählich in Finanzprozesse integriert. Automatisierte Rechnungsverarbeitung, Compliance-Prüfung und Datenerfassung sind dabei zentrale Schwerpunkte. Ebenso beginnen öffentliche Verwaltungen in der Schweiz, KI einzusetzen, um die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern, administrative Belastungen zu reduzieren und die Datengenauigkeit zu erhöhen. Die Stadtverwaltung von Rapperswil-Jona sowie grosse Unternehmen wie BKW Building Solutions haben bereits erfolgreich KI-gestützte Automatisierung genutzt und setzen damit ein Beispiel für andere Organisationen.
Die Stadtverwaltung von Rapperswil-Jona stand vor Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer Kreditorenbuchhaltung. Mit Tausenden von Rechnungen und Finanzdokumenten, die jährlich bearbeitet werden müssen, führte die manuelle Verarbeitung zu Ineffizienzen und Fehlern. Durch die Integration der KI-gestützten Datenerfassungslösung DeepO konnte die Verwaltung die Bearbeitung von rund 28.000 Dokumenten pro Jahr optimieren. Diese Automatisierung reduzierte den manuellen Aufwand erheblich, verbesserte die Genauigkeit und optimierte die Finanzprozesse, wodurch die Effizienz öffentlicher Dienstleistungen gesteigert wurde.
BKW Building Solutions, ein führendes Unternehmen im Schweizer Bau- und Energiesektor, verarbeitet jährlich rund 350.000 kreditorische Dokumente. Die manuelle Dokumentenbearbeitung war ein erhebliches Hindernis und beanspruchte wertvolle Arbeitszeit. Durch die Implementierung von DeepO in Verbindung mit DeepBox, einer Lösung für kollaborative Dokumentenbearbeitung, automatisierte das Unternehmen in einer Pilotphase die Verarbeitung von 40.000 Dokumenten und erzielte dadurch erhebliche Effizienzgewinne. Die umfassendere Implementierung dieser KI-Lösung könnte bis zu geschätzten 10.000 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen, wodurch BKW Ressourcen effektiver einsetzen und die Gesamtproduktivität steigern kann.
Die Einführung von KI im Dokumentenmanagement wird in der Schweiz stetig zunehmen, da Unternehmen und öffentliche Institutionen das Potenzial zur Effizienzsteigerung und Innovation erkennen. Mit der Weiterentwicklung der KI-Technologie sollten Schweizer Organisationen intelligente Automatisierungslösungen nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den steigenden Anforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden.
Der Erfolg von DeepO bei der Optimierung von Dokumenten-Workflows sowohl für öffentliche Verwaltungen als auch für private Unternehmen verdeutlicht die transformative Kraft der KI. Durch den umfassenden Einsatz KI-gestützter Lösungen kann die Schweiz die Produktivität in verschiedenen Sektoren steigern, administrative Ineffizienzen reduzieren und eine agilere Zukunft für das Dokumentenmanagement sichern.
