Die Stadtverwaltung von Rapperswil-Jona automatisiert die Kreditorenbuchhaltung mit DeepO.

Herausforderung

Manuelle Eingaben von Kreditorenbelegen sind arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Die Stadtverwaltung von Rapperswil-Jona stand bei der Verwaltung ihrer umfangreichen Kreditorenbuchhaltung vor grossen Herausforderungen, müssen doch jährlich rund 28’000 Kreditorenbelege verarbeitet werden. Da die manuelle Eingabe sowohl arbeitsintensiv als auch fehleranfällig ist, lag es auf der Hand, diese Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Rapperswil-Jona beschloss, die Automatisierung voranzutreiben und die Kreditorenbuchhaltung zu transformieren.

Im Jahr 2023 wurde dieser Prozess eingeleitet, um die Verwaltungsabläufe zu verbessern. Eine entscheidende Komponente dieser Transformation war die Integration von DeepO, einem leistungsstarken Tool von DeepCloud, das die kognitive Datenerfassungstechnologie für die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung nutzt. Mit dieser Integration, so Cornel Widmer, Leiter der Finanzverwaltung in Rapperswil-Jona, sollte die Verarbeitung der Kreditorenbelege effizienter gestaltet werden, der manuelle Aufwand deutlich reduziert und die Genauigkeit verbessert werden.

Lösung

Keywords helfen Rapperswil-Jona, den Überblick über 1’000 mögliche Freigabeberechtigte für Rechnungen zu behalten.

Die Einführung von DeepO war für Rapperswil-Jona ein Lernprozess. Die Stadtverwaltung entwickelt ihre DeepO-Integration ständig weiter, damit die KI die grosse Vielfalt an Kreditorenbelegen, einschliesslich handschriftlicher Notizen, erkennen kann.

Aber die Vorteile waren von Anfang an klar. Am deutlichsten zeigt sich dies laut Widmer bei den eigens kreierten Keywords. Mit Hilfe von Keywords kann die Verwaltung die Kontierung, den Buchungstext und die Mitarbeiternummer für die Freigabe auf den Rechnungen hinterlegen. Auf diese Weise behält die Verwaltung den Überblick über mehr als 1’000 verschiedene Personen, die befugt sind, Rechnungen zu genehmigen, sowie über 6’000 Kontierungszuordnungen. Auf diese Weise wird die Fehlerhäufigkeit drastisch reduziert.

„Dieses neue Verfahren spart nicht nur Zeit, sondern vereinfacht auch komplexe Prozesse und sorgt für eine schnelle und transparente Dokumenten­bearbeitung.“

Cornel Widmer
Leiter der Finanzverwaltung, Stadt Rapperswil-Jona

Ergebnisse

Erhebliche Verbesserung der Qualität der Kreditorenbuchhaltung.

Die DeepO-Implementierung ist ein kontinuierlicher Optimierungsprozess. Daher ist es schwierig, die genaue Zeitersparnis zu einem bestimmten Zeitpunkt abzuschätzen. Widmer erwartet eine deutliche Zeitersparnis bei Standardrechnungen, die über eBill oder die Kreditoren-E-Mail-Adresse im DeepO auflaufen und automatisch verarbeitet werden. „Doch die Zeitersparnis ist nicht der einzige Vorteil des neuen Verfahrens“, sagt Widmer. Als weitere Vorteile nennt er die Vereinfachung komplexer Prozesse und die schnelle und transparente Bearbeitung von Dokumenten durch DeepO.

Widmer rät anderen Organisationen, die eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in Erwägung ziehen, vor dem Projekt eine Analyse des gesamten Zahlungsprozesses von der Bestellung bis zur Zahlung durchzuführen. Dabei ist zu berücksichtigen, welche Schlüsselwörter DeepO verwendet, um Kreditorenbelege zu erkennen und zu verarbeiten. Es muss sichergestellt sein, dass die Datenstruktur für eine optimale Erkennung und Verarbeitung mit DeepO geeignet ist. Die Automatisierung muss als laufender Prozess angeschaut werden, wo ständig Anpasssungen und Korrekturen durchgeführt werden müssen.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit DeepO hat Rapperswil-Jona dabei geholfen, die Qualität der Buchhaltung entscheidend zu verbessern.