Convicta Treuhand AG velocizza le operazioni contabili per i propri clienti con l'automazione di DeepBox.

Sfida

La duplicazione delle fatture dei pazienti rappresentava un’operazione frustrante per il cliente.

Per Convicta Treuhand AG, fiduciaria svizzera con tre uffici nell’area di Lucerna, l’accuratezza e l’efficienza delle proprie operazioni contabili sono fattori fondamentali. E i metodi tradizionali di raccolta a mano delle fatture da parte dei propri clienti, oppure la scansione di documenti inviati via email, sono da sempre un problema in termini di omissioni e scarsa leggibilità.

Inoltre, le fatture dei clienti che lavorano in settori sensibili come quello sanitario sono soggette a uno scrutinio minuzioso, e la duplicazione richiesta per legge rappresenta un notevole carico burocratico per i clienti titolari di piccole aziende.

Tra questi possiamo citare l’azienda di soccorso Rettungsdienst Seetal, con sede a Hochdorf, che conduce regolarmente più di 2.100 missioni all’anno. Dopo ogni uscita, questa società privata deve completare un complesso protocollo prima di poter emettere le fatture, gestire gli incassi e saldare il personale. Inoltre, secondo Convicta Treuhand, le aziende hanno sempre lamentato il fatto che per questioni burocratiche dovessero emettere fattura due volte.

Soluzione

L’inserimento dati automatizzato di DeepO semplifica la rendicontazione annuale.

Come utenti di lunga data del software Abacus, Convicta Treuhand ha portato avanti l’automazione dei propri servizi grazie all’utilizzo dei prodotti DeepCloud.

La società apprezza soprattutto DeepO, che sfrutta l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico per riconoscere i dati. Il sistema è in grado di leggere, comprendere, importare e classificare i dati delle fatture in modo automatico. Acquisisce quindi istantaneamente informazioni chiave, come l’identità di chi ha creato la fattura, l’importo, se l’IVA è stata o meno applicata, facendo così risparmiare tempo e riducendo il rischio di errori legati all’inserimento manuale dei dati. Secondo Milomirka Komatina, account manager di Convicta Treuhand AG, “DeepO semplifica in modo incredibile la gestione della contabilità annuale perché riconosce ogni singolo dato senza errori”.

Ed è proprio con la società privata di servizi di soccorso Rettungsdienst Seetal che hanno creato un DeepBox condiviso, così da permettere al cliente di importare le fatture direttamente, persino dai loro smartphone. Con le funzionalità di scansione e caricamento, archiviare i documenti in DeepBox è veloce, facile e intuitivo.

Rettungsdienst Seetal gestisce i propri rendiconti finanziari con Abacus. Quando caricano una fattura in DeepBox, questa è immediatamente disponibile per la loro fiduciaria Convicta Treuhand. Il sistema riconosce i dati presenti in fattura e crea automaticamente la cartella del paziente in Abacus, evitando errori umani da inserimento manuale e tutto ciò che ne consegue. “Il sistema registra ogni singolo dato”, afferma Tamara Merz, paramedica certificata presso Rettungsdienst Seetal. “Quindi gran parte del lavoro è già fatto per noi e per il nostro responsabile della contabilità.”

“Convicta Treuhand mette in primo piano la produttività, la digitalizzazione e l’automazione, e DeepBox è lo strumento ideale che soddisfa questi requisiti al meglio.”

Milomirka Komatina
ACCOUNT MANAGER, Convicta Treuhand

Risultati

Lo strumento ideale che gestisce i dati sensibili in Svizzera e in modo sicuro.

Per Convicta Treuhand, il valore aggiunto offerto da DeepBox per i loro clienti è che questi possono finalmente trasmettere i documenti digitalmente, senza più bisogno di consegnare le ricevute a mano oppure inviarle per e-mail. Non devono fare altro che trascinarli dalla loro email oppure scansionarli e caricarli con il loro smartphone.

Per Rettungsdienst Seetal, un ulteriore beneficio è rappresentato dal fatto che tutti i documenti importati ed elaborati in DeepBox vengono salvati in un cloud elvetico sicuro. “L’elaborazione di documenti è un processo delicato per il settore sanitario, ed è rassicurante sapere che DeepBox gestisce e conserva i dati in Svizzera”, afferma Merz.

“DeepBox è incredibilmente semplice da utilizzare, anche per i meno esperti, e l’intero processo è rapido e intuitivo”, continua.

Sulla base dell’esperienza d’uso con diversi clienti, Convicta Treuhand vede in DeepBox un enorme potenziale. “È una soluzione ideale”, spiega Milomirka Komatina, account manager di Convicta Treuhand. “Tutti quelli del settore dovrebbero utilizzarlo. Del resto, a nessuno piace sacrificare tempo prezioso per fare fare due volte lo stesso lavoro”.