L'agenzia creativa JEFF digitalizza contratti e procedure contabili con le tecnologie DeepCloud.

Sfida

Un mix di tecnologie che non riusciva a fare tutto.

Da azienda giovane specializzata in eventi, esperienze, campagne e visual design, JEFF conosce bene le applicazioni creative della tecnologia digitale, e spesso adotta un approccio innovativo e pionieristico. Tuttavia, nonostante abbiano da tempo digitalizzato le proprie operazioni contabili, ritengono che ci siano ancora aree con margine di miglioramento. Di recente, hanno ottimizzato con successo alcuni di questi processi.

Per le firme dei contratti, JEFF utilizzava generalmente il mix di tecnologie proposte dai propri clienti, tra cui Acrobat, Docusign e firme con immagini digitali. Ma al momento di apporre firme digitali qualificate (FEQ) che rispettassero la normativa svizzera, o europea, consideravano più semplice ricorrere alle firme autografe piuttosto che sfruttare le alternative a loro disposizione.

JEFF era pronta per fare il salto digitale per le sue procedure interne. Ma da dove poteva iniziare? La risposta gli venne offerta dalle firme digitali DeepSign. David Shilling, CFO e Managing Partner di JEFF, venne a conoscenza di DeepSign durante una conferenza tenuta da Fidevision AG, partener Abacus, e decise di provare le firme digitali, tra cui le FEQ per sostituire le firme autografe.

Soluzione

Prove generali con le firme digitali per una campagna svizzera di Mercedes-Benz.

Shilling decide di fare una prova con la funzionalità DeepSign, e dopo poco tempo inizia a utilizzare la soluzione per firmare nuovi contratti di progetti esternamente e nuovi contratti di assunzione internamente, scegliendo dalle tre tipologie di firme elettroniche messe a disposizione da DeepSign: qualificate (FEQ), avanzate (FEA) oppure semplici (FES).

Sin dall’inizio, apprezza i benefici in termini di efficienza offerti da DeepSign, dal momento che all’interno dell’azienda ogni contratto richiede una firma sia da parte di Shilling che da parte di un partner, e spesso non si trovano entrambi nello stesso posto. A Shilling piace inoltre il prezzo: con DeepSign non è richiesta alcuna sottoscrizione, e paghi solo le firme che utilizzi per avere sempre sotto controllo i costi.

Presto, JEFF accetta un progetto che diventerà il più grande banco di prova per DeepSign. Per la campagna “Electric Match” realizzata per conto di Mercedes-Benz Switzerland AG, l’azienda assume e fa firmare contratti a ben 50 ambasciatori della campagna in tutta la Svizzera. Grazie a DeepSign, possono finalmente dire addio ai contratti cartacei inviandoli digitalmente e ricevendoli indietro in tempi celeri, e l’adozione di DeepSign da parte dei loro ambasciatori si dimostra semplice e veloce.

Ma un altro aspetto positivo emerge dopo poco: i ritardi tipici delle procedure burocratiche richieste per aggiornare il registro del commercio svizzero con le mutazioni societarie si riduce drasticamente grazie alle domande in formato elettronico e all’elaborazione automatizzata.

“In genere occorrono due settimane dalla presentazione dei documenti alla pubblicazione ufficiale”, afferma Shilling. Ma poiché l’azienda può fornire velocemente una firma digitale mancante in risposta al feedback, le mutazioni societarie risultano già pubblicate il mattino seguente. “È stato questo il momento in cui abbiamo promosso a pieni voti l’uso di DeepSign”.

“In genere occorrono due settimane… ma le mutazioni risultavano già pubblicate il mattino seguente. È stato questo il momento in cui abbiamo promosso a pieni voti l’uso di DeepSign.”

David Shilling
CFO, JEFF

Risultati

Dalle firme digitali all’elaborazione di documenti con l’ecosistema DeepCloud.

Dopo aver adottato le firme digitali, JEFF inizia a implementare altre soluzioni DeepCloud, come DeepFlow, la funzionalità di DeepBox che permette di automatizzare l’elaborazione delle fatture clienti provenienti da un sistema di terzi. Questo sistema invia automaticamente una e-mail a DeepBox, in cui la fattura in PDF allegata viene elaborata.

Dall’ottenimento di oltre 50 contratti firmati digitalmente da ambasciatori, che si trovano in diversi luoghi della Svizzera per conto di Mercedes-Benz Switzerland AG, all’elaborare in modo rapido tutti i documenti necessari per accogliere due nuovi soci, DeepSign, grazie alla verifica integrata dell’identità con DeepID, continua a migliorare l’efficienza in una varietà di casi.

Secondo Shilling, JEFF è più avanti rispetto ai competitor in termini di digitalizzazione. L’integrazione delle tecnologie DeepCloud non solo ha permesso di snellire le procedure di firma dei documenti ma ha anche rafforzato la transizione digitale, garantendo così sia l’efficienza che la conformità.