L’amministrazione di Rapperswil-Jona trasforma i conti fornitori con l’automazione di DeepO.

Sfida

L’inserimento manuale delle fatture fornitori genera errori e volumi elevati di lavoro.

L’amministrazione pubblica della città di Rapperswil-Jona ha dovuto affrontare sfide importanti nella gestione delle complesse operazioni legate ai conti fornitori: ogni anno devono essere elaborati circa 28’000 fatture fornitori. Il loro inserimento manuale di tali documenti richiede molte ore di lavoro con il rischio di errori, quindi l’esigenza di digitalizzare e automatizzare queste operazioni era palese. Rapperswil-Jona decide così di perseguire l’automazione e trasformare i propri conti fornitori.

Nel 2023, avviano il processo per ottimizzare i flussi amministrativi. Uno degli elementi critici della trasformazione è rappresentato dall’integrazione di DeepO, un potente strumento di DeepCloud che introduce la tecnologia per l’acquisizione cognitiva dei dati per automatizzare l’elaborazione delle fatture. Secondo Cornel Widmer, responsabile dell’amministrazione finanziaria della città di Rapperswil-Jona, questa integrazione punta a ottimizzare l’elaborazione di circa 28’000 documenti, riducendo notevolmente il tempo richiesto per l’inserimento manuale e migliorando l’accuratezza.

Soluzione

Le keyword aiutano la città di Rapperswil-Jona a tenere traccia di 1’000 potenziali autorizzatori di fatture.

L’adozione di DeepO ha rappresentato un processo di formazione per Rapperswil-Jona. Hanno continuato ad affinare l’integrazione di DeepO per contribuire al riconoscimento da parte dell’IA di una grande varietà di documenti fornitori, incluse le note scritte a mano.

Ma i benefici sono stati evidenti fin dall’inizio. Secondo Widmer, sono le keywords create appositamente che lo dimostrano al meglio. Le keywords hanno consentito di conservare l’assegnazione degli account, i testi contabili e il numero del funzionario che autorizza inizialmente le fatture. Ciò consente di tenere traccia di oltre 1’000 persone diverse incaricate ad autorizzare le fatture e più di 6’000 combinazioni di assegnazioni di account, riducendo drasticamente il rischio di errore.

“Questo nuovo processo non solo ci fa risparmiare tempo, ma semplifica anche operazioni complesse garantendo un’elaborazione veloce e trasparente dei documenti.”

Cornel Widmer
RESPONSABILE AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA, Città di Rapperswil-Jona

Risultati

Una qualità notevolmente migliore per la contabilità fornitori.

L’implementazione di DeepO è un processo di ottimizzazione in continua evoluzione che rende difficile quantificare con esattezza il tempo risparmiato in qualunque momento. Widmer prevede che questo risparmio temporale sarà degno di nota per le fatture standard che arrivano a DeepO via eBill o all’indirizzo e-mail dei creditori e che vengono elaborate automaticamente. Ma come dice Widmer stesso, “il tempo risparmiato non è l’unico beneficio derivante dal nuovo processo”. Tra gli altri vantaggi cita il modo in cui DeepO semplifica operazioni complesse e offre un’elaborazione dei documenti veloce e trasparente.

Widmer consiglia ad altre aziende di valutare l’automazione dei conti fornitori per condurre un’analisi pre-progettuale dell’intero processo di pagamento, dall’ordine al saldo. Nel fare questo, assicurati di considerare le keywords che DeepO utilizzerà per riconoscere ed elaborare le tue fatture. Verifica che la tua struttura dati sia compatibile con DeepO per un riconoscimento e un’elaborazione ottimali. L’automazione deve essere vista come un processo in continua evoluzione, in cui è necessario apportare costantemente modifiche e correzioni.

Strada facendo, l’automazione delle operazioni dei conti fornitori con DeepO ha aiutato la città di Rapperswil-Jona migliorare notevolmente la qualità dei loro processi contabili.