Für die alltägliche Kommunikation eignet sich E-Mail hervorragend. Als Plattform für den Austausch vertraulicher Geschäftsdokumente wurde sie jedoch nie konzipiert.

Sobald ein Anhang im Posteingang der Empfängerin oder des Empfängers angekommen ist, haben Organisationen in der Regel kaum noch Einblick darin, wo er gespeichert wird, wer darauf zugreifen kann oder ob er weitergeleitet wurde. Selbst wenn Nachrichten während der Übertragung verschlüsselt sind, verbleiben Dokumente häufig dauerhaft in Postfächern und auf Geräten ausserhalb der Kontrolle des Absenders.

Für Organisationen, die personenbezogene oder geschäftlich sensible Informationen verarbeiten, kann dies unnötige Sicherheits- und Compliance-Risiken mit sich bringen.

Warum E-Mail nicht immer das richtige Werkzeug ist

Viele alltägliche Geschäftsprozesse umfassen Dokumente, die ein höheres Schutzniveau erfordern, darunter Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und HR-Dokumente.

Werden diese Dateien als E-Mail-Anhänge versendet, werden vertrauliche Informationen direkt in das Postfach der Empfängerin oder des Empfängers kopiert. Ihre Sicherheit hängt damit von der Sicherheit des jeweiligen E-Mail-Kontos und der verwendeten Geräte ab. E-Mail ist zwar nach wie vor ein hervorragender Kommunikationskanal, aber nicht immer der geeignetste Weg, um sensible Dokumente zuzustellen.

Sichere Dokumentenzustellung neu gedacht

Immer mehr Organisationen wählen deshalb einen anderen Ansatz. Anstatt vertrauliche Dateien an eine E-Mail anzuhängen, informiert die E-Mail die Empfängerin oder den Empfänger lediglich darüber, dass ein Dokument in einer sicheren Umgebung verfügbar ist.

Das Dokument selbst bleibt geschützt, der Zugriff kann auf autorisierte Personen beschränkt werden und Organisationen behalten mehr Kontrolle darüber, wie vertrauliche Informationen zugestellt werden.

Dieser Ansatz reduziert die unnötige Offenlegung sensibler Informationen, ohne die gewohnte Kommunikation zu verändern.

Wie DeepMail vertrauliche Dokumente schützt

DeepMail wurde speziell für die sichere Zustellung von Geschäftsdokumenten entwickelt.

Anstatt sensible Dateien als E-Mail-Anhänge zu versenden, werden die Dokumente direkt in die geschützte DeepBox der Empfängerin oder des Empfängers zugestellt. Die E-Mail dient lediglich als Benachrichtigung, während das Dokument sicher gespeichert bleibt, bis die autorisierte Person darauf zugreift.

Dieses Modell bietet mehrere wichtige Vorteile:

• Geringere Exposition: Vertrauliche Dokumente werden nie als E-Mail-Anhänge versendet.
• Kontrollierter Zugriff: Empfängerinnen und Empfänger authentifizieren sich, bevor sie auf ihre Dokumente zugreifen können.
• Hosting in der Schweiz: Dokumente werden ausschliesslich auf einer sicheren Infrastruktur in der Schweiz gehostet.
• Sicherheit auf Enterprise-Niveau: DeepMail läuft auf einer nach ISO 27001:2022 zertifizierten Cloud-Infrastruktur und unterstützt Organisationen dabei, die schweizerischen und europäischen Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
• Einfache Integration: DeepMail lässt sich über eine REST API in Abacus und andere ERP-Systeme integrieren. So können Organisationen eine sichere Dokumentenzustellung einführen, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu beeinträchtigen.

Ein besserer Weg für die Zustellung sensibler Informationen

Die wirksamsten Sicherheitslösungen sind oft diejenigen, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse einfügen.

Mit DeepMail können Organisationen weiterhin in ihren vertrauten Systemen arbeiten und gleichzeitig vertrauliche Dokumente zusätzlich schützen. Mitarbeitende müssen ihre gewohnte Art, Informationen zu versenden, nicht ändern. Empfängerinnen und Empfänger erhalten weiterhin eine einfache E-Mail-Benachrichtigung und greifen anschliessend sicher über DeepBox auf ihre Dokumente zu.

Angesichts der sich laufend weiterentwickelnden Cyberbedrohungen und regulatorischen Anforderungen überprüfen Organisationen zunehmend nicht nur, wie sie sensible Informationen speichern, sondern auch, wie sie diese zustellen.

Für vertrauliche Geschäftsdokumente wird die sichere Dokumentenzustellung damit zu einer wichtigen Ergänzung der klassischen E-Mail. Sie hilft Organisationen, ihre Sicherheit zu erhöhen, ohne Abstriche bei der Benutzerfreundlichkeit zu machen.