Bäckerei Maier: Der digitale Kreditorenprozess als Erfolgsrezept 

Herausforderung

Hoher Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung

Bei der Bäckerei Maier wurden Kreditorenrechnungen lange Zeit manuell verarbeitet. Eingehende Belege mussten verteilt, kontrolliert, kontiert und archiviert werden – ein zeitintensiver Prozess, der nicht nur viel administrativen Aufwand verursachte, sondern auch die standortunabhängige Zusammenarbeit erschwerte.

Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde zunehmend deutlich, dass papierbasierte Abläufe den Anforderungen eines modernen Arbeitsalltags nicht mehr gerecht werden. Gesucht wurde eine Lösung, die den gesamten Kreditorenprozess digitalisiert und gleichzeitig nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert werden kann.

Lösung

Ein durchgängiger digitaler Kreditorenprozess mit Deep

Im Zuge der Einführung von Abacus entschied sich die Bäckerei Maier für die DeepCloud-Lösungen DeepO, DeepBox und DeepSign. Ausschlaggebend waren die nahtlose Integration in Abacus, die einfache Bedienung und die Möglichkeit, den gesamten Kreditorenprozess digital abzubilden.

Gemeinsam mit dem Abacus-Partner wurde die Lösung strukturiert und praxisnah eingeführt. Heute werden eingehende Rechnungen automatisch erfasst, digital verarbeitet und im Freigabeworkflow den richtigen Personen zugewiesen. Freigaben erfolgen ortsunabhängig und sämtliche Dokumente stehen jederzeit digital zur Verfügung.

Die Lösung ist heute fester Bestandteil des Arbeitsalltags und bildet gleichzeitig die Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte im Unternehmen.

„DeepCloud hat unsere Administration nachhaltig vereinfacht. Weniger Papier, mehr Transparenz und deutlich effizientere Prozesse schaffen Freiraum für das Wesentliche.“

David Giess
Leiter Administration | Mitglied der Geschäftsführung

Ergebnisse

Mehr Transparenz und deutlich effizientere Prozesse

Mit DeepCloud hat die Bäckerei Maier ihren Kreditorenprozess nachhaltig vereinfacht. Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen, verarbeitet und direkt an Abacus übergeben. Dank hinterlegter Kontierungen und definierter Workflows reduziert sich der manuelle Aufwand auf ein Minimum. Die Mitarbeitenden müssen die Rechnungen nun lediglich noch kontrollieren und archivieren.

Wie gross das Potenzial ist, zeigt das Beispiel des Hauptlieferanten Pistor: Während ein Rechnungslauf früher rund sechs Stunden in Anspruch nahm, ist der Prozess heute weitgehend automatisiert. Für die Kontrolle und die Zuordnung der Lieferscheine wird noch etwa eine Stunde benötigt. Das entspricht einer Zeitersparnis von über 80 %.

So gewinnt die Bäckerei Maier wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben, reduziert den administrativen Aufwand und schafft die Grundlage für eine moderne, skalierbare Kreditorenbuchhaltung.

Der Blick nach vorne: Digitalisierung konsequent weiterdenken

Für die Bäckerei Maier endet die Digitalisierung nicht beim Kreditorenprozess. DeepCloud bildet heute die Grundlage für weitere Automatisierungen im Unternehmen. Bereits jetzt werden Betriebskennzahlen mithilfe von KI automatisiert analysiert und tägliche sowie wöchentliche Reportings erstellt.

Künftig sollen weitere administrative Prozesse intelligent automatisiert werden, um Mitarbeitende weiter zu entlasten und den Digitalisierungsgrad kontinuierlich auszubauen.