Gemeinde Oftringen: Wie Lernende 80 % Automatisierung möglich machen.

Herausforderung

Die Herausforderung: Viel Fleissarbeit statt wertvolle Praxiserfahrung. 

Die Gemeinde Oftringen hat ihre Kreditorenprozesse bereits früh digitalisiert und das elektronische Visum eingeführt. Trotzdem blieb die Verarbeitung eingehender Rechnungen mit viel manueller Arbeit verbunden. Rechnungen mussten kontrolliert, kontiert und den richtigen Verantwortlichen zugewiesen werden. Ein Prozess, der Zeit kostete und insbesondere die Lernenden stark beanspruchte.

Die Kreditorenbuchhaltung bestand zu einem grossen Teil aus repetitiver Fleissarbeit. Bei jeder einzelnen Rechnung mussten Visumsverantwortung, Buchungstext und Kontierung manuell erfasst werden. Gleichzeitig sorgten unterschiedliche Rechnungseingänge und fehlende Referenzen für zusätzlichen Aufwand.

Mit der zunehmenden Standardisierung der Belege entstand deshalb der Wunsch, die nächsten Schritte zu automatisieren.

Lösung

DeepO Schritt für Schritt trainieren – gemeinsam mit den Lernenden. 

Der Einstieg war bewusst einfach gehalten: Nach der Einrichtung durch den Abacus Vertriebspartner OBT konnte die Gemeinde Oftringen die Rechnungsverarbeitung wie gewohnt fortführen. Erst nach und nach wurden Regeln, Schlüsselwörter und Automatisierungsvorschläge ergänzt. So lernte DeepO Schritt für Schritt dazu und dies ganz ohne aufwendiges Einführungsprojekt oder komplexe Konfigurationen. 

Das Besondere daran: Nicht externe Spezialisten, sondern die eigenen Lernenden übernahmen einen grossen Teil des Trainings.

Gemeinsam mit den Mitarbeitenden definierten sie Schlüsselwörter, Regeln und Vorschläge und beobachteten, wie DeepO bei wiederkehrenden Rechnungen dazulernt. Bereits nach kurzer Zeit waren die Lernenden die grössten Expertinnen für das System und unterstützten sogar die Mitarbeitenden der Finanzabteilung im täglichen Umgang mit der neuen Lösung.

Besonders geschätzt wurde dabei der flexible Ansatz: DeepO lässt sich jederzeit im eigenen Tempo trainieren. Während arbeitsintensiver Phasen konnte die Gemeinde die Optimierung problemlos pausieren und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen.

Gemeinsam mit dem Abacus-Partner wurde die Lösung strukturiert und praxisnah eingeführt. Heute werden eingehende Rechnungen automatisch erfasst, digital verarbeitet und im Freigabeworkflow den richtigen Personen zugewiesen. Freigaben erfolgen ortsunabhängig und sämtliche Dokumente stehen jederzeit digital zur Verfügung.

Die Lösung ist heute fester Bestandteil des Arbeitsalltags und bildet gleichzeitig die Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte im Unternehmen.

„Der grösste Mehrwert von DeepO liegt darin, dass die Lösung unsere Mitarbeitenden entlastet, Lernende aktiv in die Digitalisierung einbindet und den Weg für eine moderne Verwaltung ebnet.“

Mario Ivancevic
Leiter-Stv. Finanzen & Steuern

Ergebnisse

Weniger Routine, mehr Verantwortung. 

Mit jeder trainierten Rechnung steigt der Automatisierungsgrad. Wiederkehrende Belege werden immer zuverlässiger erkannt und verarbeitet, wodurch die Finanzabteilung spürbar entlastet wird. Gerade in arbeitsintensiven Phasen sorgt dies für mehr Stabilität und verhindert Überlastungen im Team.

Am stärksten verändert hat sich jedoch das Aufgabenprofil der Lernenden. Statt täglich dieselben Daten manuell zu erfassen, übernehmen sie heute eine aktive Rolle bei der Weiterentwicklung der automatisierten Prozesse. Sie kontrollieren die Vorschläge von DeepO, optimieren bestehende Regeln und tragen dazu bei, dass das System kontinuierlich intelligenter wird.

Aus einer klassischen Fleissarbeit wurde so eine anspruchsvolle Aufgabe mit Verantwortung und ein spannendes Praxisprojekt rund um Künstliche Intelligenz.

Der Blick nach vorne: Die Buchhaltung der Zukunft entsteht schon heute 

Aktuell wurden für rund 10% der Lieferanten individuelle Regeln hinterlegt. Obwohl damit erst ein kleiner Teil aller Lieferanten trainiert wurde, rechnet die Gemeinde bereits heute damit, künftig bis zu 50 % aller Kreditorenbelege automatisch oder teilautomatisch verarbeiten zu können.

Langfristig liegt das Ziel sogar bei 80 % automatisierter Rechnungsverarbeitung. Weitere Optimierungen, beispielsweise die automatische Weiterleitung von Rechnungen oder zusätzliche DeepCloud-Produkte, sind bereits geplant.