Dokumentenverarbeitung neu gedacht: Confides AG setzt auf DeepBox.
Die Confides AG digitalisiert ihre Dokumentenprozesse mit DeepBox – für tiefere Kosten, höhere Effizienz und stärkere Kundenbeziehungen im Treuhandwesen.
Hauptservice
Branche
Treuhanddienstleistungen
Einsatzbereich
Dokumentenmanagement
Herausforderung
Manuelle, zeitintensive Prozesse effizienter gestalten.
Seit über 30 Jahren bietet die Confides AG in Basel massgeschneiderte Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) an. Trotz moderner Hilfsmittel wie webbasierter ERP-Software, Smartphone-Apps und E-Banking bestand weiterhin eine Lücke im IT-System: Die Dokumentenverarbeitung erfolgte mehrheitlich papierbasiert, manuell und war entsprechend zeit- und arbeitsintensiv.
Ein intelligentes, elektronisches Dokumentenarchiv fehlte – das führte nicht nur zu hohen administrativen Kosten, sondern erschwerte auch das Skalieren der Dienstleistungen bei wachsender Kundenzahl. Da zusätzlich das Personal limitiert war, wurde eine Lösung benötigt, die durchgängige Digitalisierung, Automatisierung und Skalierbarkeit ermöglicht.
Lösung
Dokumentenablage und -verarbeitung mit DeepBox vereinfachen.
Um diese Herausforderungen zu meistern und die Digitalisierung weiter voranzutreiben, implementierte die Confides AG DeepBox – ein modernes Tool für die elektronische Dokumentenablage und vollständig automatisierte Workflows. Die Umstellung verlief reibungslos, die Integration in bestehende Prozesse war einfach und erforderte kaum technisches Know-how. Für jeden Kunden konnten unkompliziert individuelle Boxen eingerichtet werden, was eine skalierbare, personalisierte Lösung ermöglichte.
Die benutzerfreundliche Oberfläche von DeepBox ermöglicht es den Kunden, Dokumente auf verschiedene Arten hochzuladen – per Smartphone-Foto, Drag-and-Drop oder direkt über eine persönliche DeepBox-Adresse. Dort werden die Dokumente dank der integrierten DeepO Datenerfassungs-KI automatisch gelesen und verarbeitet.
Die Tagging- und Metadatenfunktionen in DeepBox ermöglichen eine schnelle und einfache Dokumentensuche und steigern die operative Effizienz erheblich. Durch die Automatisierung vormals manueller Abläufe konnte DeepBox zentrale Schmerzpunkte unmittelbar beheben – und so den Weg ebnen für eine Echtzeit-Buchhaltung und stressfreie Dokumentenverwaltung.
„DeepBox ist für ein Treuhandunternehmen das ideale Instrument für den Einstieg in die digital gestützte Kundenbeziehung.“
Lukas Rudolf
Fachmann für Finanz- und Rechnungswesen, Confides AG
Ergebnisse
Mehr Effizienz und zufriedenere Kunden dank digitalem Workflow.
Mit der Einführung von DeepBox verzeichnete die Confides AG markante Fortschritte bei Effizienz, Kostenkontrolle und Kundenzufriedenheit. Dank der Verarbeitung in Echtzeit gehören manuelle, zeitintensive Abläufe der Vergangenheit an – und die Durchlaufzeiten werden weiterhin erheblich reduziert.
Dank dieser Effizienzsteigerungen kann die Confides AG mehr Kunden betreuen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen aufzubauen – ein entscheidender Vorteil, um steigenden Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig hohe Servicequalität zu gewährleisten. Der Verzicht auf papierbasierte Prozesse reduzierte zudem administrative Aufwände und Buchhaltungskosten.
Die in der Schweiz gehostete, sichere Datenablage von DeepBox vermittelt sowohl Kunden als auch Treuhändern Sicherheit: Finanzdaten werden gemäss höchsten Standards für Datenschutz und Compliance verarbeitet. Mit durchschnittlich 600 verarbeiteten Dokumenten pro Kunde hat sich DeepBox als unverzichtbares Werkzeug zur Optimierung interner Prozesse und zur Entlastung der Kundschaft etabliert.
600
Durchschnittlich verarbeitete Dokumente pro Kunde.
