Kreativagentur JEFF digitalisiert Verträge und Buchhaltungsprozesse mit DeepCloud-Technologien.

Herausforderung

Ein Mix aus Client-Technologien, die nicht alle Aufgaben erfüllen konnten.

Als junge Agentur, die sich auf Events, Erlebnisse, Kampagnen und visuelles Design spezialisiert hat, ist für JEFF die kreative Anwendung digitaler Technologien nicht fremd. Das Unternehmen nimmt vielmehr häufig eine Vorreiterrolle bei der Digitalisierung ein. Obwohl ihre Buchhaltungsprozesse seit vielen Jahren digitalisiert sind, gibt es noch Bereiche mit Verbesserungspotenzial. Vor kurzem hat das Unternehmen einige dieser Prozesse erfolgreich optimiert.

Bei der Unterzeichnung von Verträgen verwendete JEFF häufig eine bunte Mischung von Technologien, die von ihren Kunden eingesetzt wurden,, darunter Acrobat, Docusign und digitale Bilder von Unterschriften. Wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich war, um die Schriftformerfordernis nach Schweizer oder EU-Recht zu erfüllen, fanden die Kunden es einfacher, von Hand zu unterschreiben, als die vorhandenen Möglichkeiten zu nutzen.

JEFF war bereit, bei der digitalen Umgestaltung ihrer internen Prozesse das Steuer zu übernehmen. Aber wo sollten sie anfangen? Die Antwort, so stellte sich heraus, waren die digitalen Signaturen von DeepSign. David Shilling, CFO und Managing Partner bei JEFF, entdeckte DeepSign auf einer Kundenkonferenz des Abacus-Partners Fidevision AG und entschied sich, elektronische Signaturen zu testen – inklusive QES, um die Handunterschrift zu ersetzen.

Lösung

Testfahrt mit digitalen Signaturen für eine Kampagne von Mercedes-Benz Schweiz.

Shilling experimentierte mit DeepSign und nutzte die Lösung bald, um neue Projektverträge extern und neue Arbeitsverträge intern zu unterzeichnen. Dabei konnte das Unternehmen zwischen den drei von DeepSign angebotenen Arten elektronischer Signaturen wählen: qualifiziert (QES), fortgeschritten (FES) oder einfach (EES).

Von Anfang an schätzte er die Effizienzgewinne durch DeepSign, da in dem Unternehmen jeder Vertrag sowohl von Shilling als auch von einem seiner Partner unterzeichnet werden musste, die sich oft nicht zur gleichen Zeit am selben Ort befanden. Shilling schätzt auch den Preis: Bei DeepSign ist kein Abonnement erforderlich. Man kann pro Unterschrift zahlen, um die Kosten unter Kontrolle zu halten.

Bald nahm JEFF ein Projekt in Angriff, das die grösste Bewährungsprobe für DeepSign werden sollte. Für die Kampagne „Electric Match“ im Auftrag der Mercedes-Benz Schweiz AG wurden schweizweit 50 Kampagnenbotschafterinnen und -botschafter rekrutiert und unter Vertrag genommen. Dank DeepSign hat das Unternehmen sich endlich davon verabschiedet, gedruckte Verträge per Post zu verschicken. Stattdessen verschickte es die Verträge in digitaler Form und erhielt sie schnell zurück, denn DeepSign konnte schnell und problemlos von ihren Botschaftern genutzt werden

Eine weitere Anwendungsmöglichkeit war schnell gefunden: Bei der Aktualisierung des Schweizer Handelsregisters bei Firmenänderungen konnte die Verzögerung des typischen Prozesses dank elektronischer Einreichung und automatisierter Verarbeitung drastisch reduziert werden.

„In der Regel dauert es zwei Wochen von der Einreichung der Unterlagen bis zur Veröffentlichung im Handelsregister“, so Shilling. Da das Unternehmen eine fehlende digitale Signatur schnell nachreichen konnte, wurde ihre Unternehmensänderung bereits am nächsten Morgen veröffentlicht. „Das war das Highlight unserer Nutzung von DeepSign.“

„In der Regel dauert es zwei Wochen… aber unsere Änderungen wurden bereits am nächsten Morgen veröffentlicht. Das war das Highlight unserer Nutzung von DeepSign.“

David Shilling
CFO, JEFF

Ergebnisse

Von digitalen Signaturen bis zur Dokumentenverarbeitung mit dem DeepCloud-Ökosystem.

Nach der Einführung von digitalen Signaturen begann JEFF mit der Implementierung anderer DeepCloud-Lösungen, darunter DeepFlow, die DeepBox-Funktion, mit der das Unternehmen die Verarbeitung von Debitorenrechnungen aus einem Drittsystem automatisieren kann. Dieses System löst eine E-Mail aus, die an DeepBox gesendet wird, um die angehängte PDF-Rechnung zu verarbeiten.

Von der digitalen Unterzeichnung von mehr als 50 Verträgen durch Botschafter und Botschafterinnen in der ganzen Schweiz für die Mercedes-Benz Schweiz AG bis hin zur schnellen Verarbeitung aller notwendigen Dokumente für das Onboarding von zwei neuen Geschäftspartnern: DeepSign mit integrierter ID-Verifizierung von DeepID steigert die Effizienz in vielen Anwendungsfällen.

Laut Shilling ist JEFF mit seinem Engagement für die Digitalisierung vielen Unternehmen in seiner Branche voraus. Die Integration von DeepCloud-Technologien hat nicht nur den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten vereinfacht, sondern auch die digitale Transformation vorangetrieben und sowohl Effizienz als auch Compliance sichergestellt.