GGA Maur: Digitale Unterschriften, die bleiben

Herausforderung

Wenn Kollektivunterschriften zur Hürde werden

Die Ausgangslage bei der Genossenschaft GGA Maur veränderte sich mit der Pandemie grundlegend. Verträge konnten zeitweise nicht mehr persönlich unterzeichnet werden, da das physische Zusammenkommen der zeichnungsberechtigten Personen nicht möglich war. Doch auch nach dem Ende der Pandemie blieb die Situation herausfordernd.

Externe Verpflichtungen, verteilte Arbeitsorte und ein zunehmender Anteil an Homeoffice machten es schwierig, alle notwendigen Personen gleichzeitig an einem Ort zu versammeln. Gerade bei Kollektivunterschriften führte dies immer wieder zu Verzögerungen, zusätzlichem Koordinationsaufwand und unnötigen Kosten.

Der bisherige Prozess war nicht mehr zeitgemäss und bremste Abläufe, die eigentlich effizient und verlässlich funktionieren sollten.

Lösung

Rechtskonforme Digitalisierung mit DeepSign und DeepID

Der Kontakt zu DeepCloud entstand über den bestehenden IT-Partner All Consulting, der das Unternehmen bereits im Bereich Abacus Lohn und Zeiterfassung (AbaClik) unterstützt. Gemeinsam wurde nach einer Lösung gesucht, um Um diese Herausforderung nachhaltig zu lösen, entschied sich die Genossenschaft GGA Maur für die Digitalisierung des Unterschriftsprozesses. Zu Beginn wurden vereinzelt gescannte und eingefügte Unterschriften verwendet. Schnell zeigte sich jedoch, dass diese Lösung keine klare Identitätsprüfung erlaubte und damit weder sicher noch zukunftsfähig war.

Die Wahl fiel daher auf DeepSign in Kombination mit DeepID. DeepSign ermöglicht das rechtskonforme, digitale Unterzeichnen von Verträgen, während DeepID die eindeutige Identifikation der unterzeichnenden Person sicherstellt. Besonders überzeugend war dabei die Schweizer Zertifizierung sowie die nahtlose Integration in das bestehende ERP-System Abacus.

Der Unterschriftsprozess wurde dadurch nicht nur digital, sondern auch klar nachvollziehbar, sicher und ortsunabhängig und dies ohne Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte.

„Während der Pandemie digitalisierten wir den Unterschriftsprozess. Der Effizienzgewinn überzeugte uns, auch danach digital zu bleiben. DeepSign ist zertifiziert und zuverlässig.“

Alessio Rustici
Leiter Finanzen und Personal, Genossenschaft GGA Maur

Ergebnisse

Effizienter, sicherer und kostengünstiger

Seit der Einführung von DeepSign und DeepID haben sich die Abläufe bei der Genossenschaft GGA Maur spürbar vereinfacht. Unterschriften können heute unabhängig von Ort und Zeit eingeholt werden, ohne dass sich mehrere Personen physisch treffen müssen.

Gleichzeitig profitiert die Organisation von messbaren Effizienzgewinnen: Der Zeitaufwand für das Sammeln von Unterschriften ist deutlich gesunken, Druck- und Versandkosten wurden reduziert und Prozesse laufen insgesamt schneller und zuverlässiger ab.

Auch nach dem Ende der Pandemie blieb man bewusst bei der digitalen Lösung. Der erzielte Effizienzgewinn überzeugte nachhaltig. Ebenso wie die Sicherheit und Transparenz des neuen Prozesses.