gmp: Digitale Vertragsprozesse für ein reibungsloses Onboarding

Herausforderung

Verträge unterwegs – Prozesse im Stillstand

Bei der gmp International GmbH, einem der international renommiertesten Architekturbüros, war die Vertragsunterzeichnung ein strukturelles Nadelöhr. Nur Führungskräfte waren zeichnungsberechtigt – eine zeitnahe Unterschrift war aufgrund von Einsätzen ausserhalb des Büros oft nicht möglich.

Dadurch entstandene Verzögerungen hatten spürbare Auswirkungen, insbesondere im Rahmen des Onboarding-Prozesses: Hardwarebestellungen, Zugangsberechtigungen oder die interne Planung waren mitunter blockiert. 

Lösung

DeepSign als Herzstück des neuen Onboarding-Prozesses

Um das Problem an der Wurzel zu lösen, gestaltete gmp das gesamte Onboarding neu. Ein modernes Bewerbermanagement sorgt heute dafür, dass alle relevanten Daten frühzeitig vorliegen. Die direkten Vorgesetzten sind in die Vertragsprüfung einbezogen, die Bewerbenden erhalten den Vertrag selbst als zweite Person und können ihn mit DeepSign rechtskonform unterschreiben. Im Anschluss erfolgt die finale Signatur der zeichnungsberechtigten Führungskraft und dies ortsunabhängig und ohne Zeitverlust.

Die nahtlose Integration von Abacus und DeepSign sorgt dafür, dass der Prozess heute klar, schnell und fehlerfrei funktioniert. Durch neue Vertragsvorlagen wird der gesamte Vertrag mit wenigen Abfragen generiert, sodass inhaltliche Fehler nahezu ausgeschlossen sind. Gleichzeitig erhält die HR-Abteilung jederzeit vollständige Transparenz und kann bei Bedarf direkt eingreifen oder Prozesse korrigieren.

So entstand ein durchgehend digitaler, klar strukturierter und für alle Seiten verlässlicher Ablauf.

„DeepSign steht als vertrauensvolle, bedienungsfreundliche Lösung für sich. In Kombination mit Abacus ist es der Turbo fürs Onboarding.“

Kai Egbert
Head of IT, gmp Architekten

Ergebnisse

Kontrolle, Geschwindigkeit und reibungslose Abläufe

Seit der Einführung von DeepSign gehören lange Wartezeiten und Recherche der Vergangenheit an. gmp hat jederzeit einen präzisen Überblick darüber, wo sich ein Vertrag befindet und welche Schritte bereits abgeschlossen sind. Verträge können auch auf Reisen umgehend digital freigegeben werden.

Auch die Qualität der Verträge hat sich verbessert. Durch die automatische Erstellung über Abacus werden Dokumente stets in der aktuellsten Fassung produziert. Nach dem Signieren landen sie automatisch im digitalen Dossier und lösen die nächsten Benachrichtigungsschritte aus, ohne dass Mitarbeitende manuell eingreifen müssen. Mittels eines automatischen Prozesses erhalten die Fachabteilungen die Aufgaben und individuellen Arbeitsanweisungen, was den Start neuer Mitarbeitender spürbar erleichtert.

Das neue Onboarding ist heute nicht nur schneller, sondern auch verlässlicher und transparenter. Ein deutlicher Fortschritt gegenüber dem früheren papier- und personenabhängigen Ablauf.