Säntis Schwebebahn AG: Vom Papierberg zum digitalen Höhenflug

Herausforderung

Zeitfresser im Arbeitsalltag

Die Säntis Schwebebahn AG beschäftigt rund 220 Mitarbeitende. Davon 55 im Stundenlohn und diese verteilt auf drei Standorte mit unregelmässigen Arbeitszeiten. Für die Teamleitenden bedeutete das lange Zeit viel administrativen Aufwand: Dokumente mussten erstellt, gedruckt, verteilt, unterschrieben und anschliessend wieder abgelegt werden.

Besonders bei Stundenblättern, Lohnabrechnungen und HR-Dokumenten führte dieser manuelle Prozess immer wieder zu Verzögerungen. Die Vorgesetzten mussten bei der Abgabe der Unterlagen Rücksicht auf die unterschiedlichen Einsatzzeiten nehmen und wertvolle Zeit, die für operative Aufgaben, fehlte.

„Es war schwierig für die Vorgesetzten, die Dokumente rechtzeitig abzugeben, weil sie auf die geplanten Einsätze Rücksicht nehmen mussten. Viel Zeit ging nur fürs Managen drauf“, erzählt die HR-Verantwortliche der Säntis Schwebebahn AG.

Lösung

Digitale Prozesse mit DeepCloud

Der Kontakt zu DeepCloud entstand über den bestehenden IT-Partner All Consulting, der das Unternehmen bereits im Bereich Abacus Lohn und Zeiterfassung (AbaClik) unterstützt. Gemeinsam wurde nach einer Lösung gesucht, um die administrativen Prozesse rund um das HR effizienter und sicherer zu gestalten.

Mit DeepMail und DeepSign fand die Säntis Schwebebahn AG genau die Kombination, die sie suchte:

• DeepMail sorgt für den sicheren, verschlüsselten und automatisierten Versand von vertraulichen Dokumenten wie Lohnabrechnungen oder Stundenblättern direkt aus Abacus.
• DeepSign ermöglicht das einfache, digitale Unterzeichnen von HR-Dokumenten – ganz ohne Ausdruck, Scan oder Postweg.

Die technische Implementierung verlief unkompliziert und reibungslos. Dank der Unterstützung von All Consulting konnte vor dem Go-Live ein Testlauf durchgeführt werden. Seit Mai 2025 werden sämtliche Stundenblätter und Löhne digital über DeepMail versendet und viele HR-Dokumente mit DeepSign rechtskonform unterzeichnet.

Vorteile der Lösung:

• Einfache Integration in bestehende Abacus-Systeme
• Sicherer und rechtskonformer Versand via DeepMail
• Digitale, rechtskonforme Unterschriften mit DeepSign
• Reibungslose Einführung mit Testlauf und Support durch All Consulting
• Hohe Benutzerfreundlichkeit, auch für Mitarbeitende ohne digitale Vorerfahrung

„Der manuelle Aufwand hat sich enorm reduziert – sowohl beim Papierverbrauch als auch bei der Zeit fürs Einpacken der Löhne. Alles funktioniert einwandfrei und ist sehr verständlich und unkompliziert.“

Cornelia Oberholzer
Leiterin Personal Säntis Schwebebahnen AG

Ergebnisse

Mehr Effizienz und weniger Aufwand

Seit der Einführung DeepMail und DeepSign hat sich der administrative Aufwand bei der Säntis Schwebebahn AG deutlich reduziert. Prozesse, die früher mehrere Tage dauerten und zahlreiche Zwischenschritte erforderten, sind heute in wenigen Klicks erledigt. Durch die digitale Zustellung der Lohnabrechnungen und Stundenblätter via DeepMail entfällt nicht nur die manuelle Verteilung der Dokumente, sondern auch das mühsame Einsammeln und Weiterleiten an die HR-Abteilung. Dank DeepSign können Dokumente zudem direkt digital unterzeichnet werden. Das sorgt für reibungslose Abläufe, besonders in einem Umfeld mit vielen Teilzeit- und Stundenlohnmitarbeitenden.

Insbesondere die Abteilungsleitenden profitieren von der neuen Lösung: Sie müssen keine Papierdokumente mehr koordinieren oder auf den Rücklauf warten, sondern können sich wieder stärker auf ihre Kernaufgaben und die Mitarbeitenden konzentrieren. Auch der Papierverbrauch wurde deutlich reduziert: Kein Drucken, Verpacken oder physisches Verteilen von Unterlagen mehr. Das spart Ressourcen und ist zugleich ein wichtiger Schritt in Richtung Nachhaltigkeit.

Ein weiterer Pluspunkt ist die hohe Akzeptanz im Team. Selbst Mitarbeitende, die bisher wenig Erfahrung mit digitalen Tools hatten, kommen damit problemlos zurecht. Die Anwendung ist intuitiv, klar strukturiert und funktioniert zuverlässig – ganz ohne komplizierte Abläufe oder Schulungsaufwand.

Mit DeepCloud hat die Säntis Schwebebahn AG ihre HR-Prozesse modernisiert und den administrativen Aufwand spürbar verringert. Was früher Tage dauerte, geschieht heute effizient, sicher und nachhaltig. Ein Gewinn für das Unternehmen, die Führungskräfte und die Mitarbeitenden gleichermassen.