Visita Treuhand AG steigert Dokumentensicherheit und Effizienz mit DeepBox.

Herausforderung

Sicherere Kommunikation im Treuhandwesen schaffen.

Die Visita Treuhand AG mit Sitz in Lenzburg blickt auf eine über 40-jährige Erfolgsgeschichte zurück und betreut rund 350 Privatpersonen, KMUs und grössere Unternehmen. Trotz ihrer langjährigen Erfahrung sah sie sich mit einer bedeutenden Herausforderung konfrontiert: der Unsicherheit der E-Mail-Kommunikation.

Ein zentraler Aspekt der Treuhandarbeit ist der Austausch vertraulicher Dokumente wie Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen. Diese sensiblen Dateien wurden häufig unverschlüsselt per E-Mail versendet, was sie während der Übertragung anfällig für Abfangen oder Manipulation machte. Zwar nutzten einige wenige Kunden eigene Verschlüsselungslösungen, doch das Fehlen einer standardisierten, sicheren Kommunikationsplattform bedeutete ein dauerhaftes Risiko für Datenschutzverletzungen.

„Wir haben E-Mails für den Dokumentenaustausch genutzt, aber das reichte nicht“, erklärt Raphael Häfliger, Bereichsleiter Informatik. „Im Treuhandgeschäft ist Vertraulichkeit entscheidend – wir brauchten eine sichere und effiziente Lösung.“ Visita Treuhand suchte daher nach einer Plattform, die sowohl die sichere Datenübertragung gewährleistet als auch die Arbeitsabläufe für das Team und die Kunden vereinfacht.

Lösung

DeepBox revolutioniert Dokumentenaustausch und Zusammenarbeit.

Um die Sicherheitsanforderungen zu erfüllen und die Effizienz zu steigern, integrierte Visita Treuhand DeepBox in ihre Treuhandprozesse. Die Entscheidung stützte sich auf die in der Schweiz gelegenen, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren von DeepBox – ein Garant für hohe Datenschutzstandards und die sichere, inländische Datenspeicherung.

Dank der intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche von DeepBox konnten Dokumente einfach und sicher ausgetauscht werden. Kunden konnten sensible Unterlagen wie Finanzabschlüsse und Steuerakten direkt über die Plattform hochladen und teilen – mit der Gewissheit, dass ihre Daten verschlüsselt und geschützt sind. Die klare Struktur von DeepBox sorgte dafür, dass sowohl interne Teams als auch Kunden Dokumentenprozesse effizient verwalten konnten.

Das sichere System vereinfachte die Kommunikation erheblich, reduzierte die Abhängigkeit von E-Mails und eliminierte die Risiken ungesicherter Datenübertragung. Heute nutzen über 150 Kunden DeepBox für ihre Treuhandangelegenheiten, was die hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Kunden unterstreicht.

„Die Einführung von DeepBox hat unseren Dokumentenaustausch revolutioniert: höchste Sicherheit, einfache Handhabung und der Standort Schweiz machen den Unterschied.“

Raphael Häfliger
Bereichsleiter Informatik, Visita Treuhand AG

Ergebnisse

Mehr Datensicherheit und betriebliche Effizienz.

Mit der vollständigen Integration von DeepBox in den Arbeitsalltag konnte Visita Treuhand ihre zentrale Herausforderung erfolgreich meistern – die Absicherung der vertraulichen Kommunikation mit den Kunden. Die moderne Verschlüsselungstechnologie sowie die Einhaltung der Schweizer Datenschutzstandards geben Mitarbeitenden und Kunden die nötige Sicherheit.

Auch die betriebliche Effizienz hat sich spürbar verbessert. Durch das klare und benutzerfreundliche Design von DeepBox erfordert das Teilen und Verwalten von Dokumenten weniger Aufwand – Mitarbeitende können sich wieder stärker auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. Die positive Resonanz der über 150 aktiven Nutzer unterstreicht nicht nur die Praxistauglichkeit der Lösung, sondern auch das Vertrauen, das sie bei den Kunden geschaffen hat.

Mit dem Einsatz von DeepBox positioniert sich die Visita Treuhand AG als moderne Treuhandfirma, die Vertraulichkeit und operative Exzellenz in den Mittelpunkt stellt.