Per la comunicazione quotidiana, l’e-mail funziona molto bene. Tuttavia, non è mai stata concepita come una piattaforma per la condivisione di documenti aziendali riservati.

Una volta che un allegato raggiunge la casella di posta del destinatario, le organizzazioni hanno generalmente poca visibilità su dove venga archiviato, chi possa accedervi o se sia stato inoltrato. Anche quando i messaggi sono crittografati durante la trasmissione, i documenti spesso rimangono permanentemente nelle caselle di posta e su dispositivi che sfuggono al controllo del mittente.

Per le organizzazioni che gestiscono dati personali o informazioni aziendali sensibili, ciò può comportare inutili rischi in termini di sicurezza e conformità.

Perché l’e-mail non è sempre lo strumento più adatto

Molti processi aziendali quotidiani prevedono documenti che richiedono un livello di protezione più elevato, tra cui contratti di lavoro, buste paga e documenti delle risorse umane.

L’invio di questi file come allegati e-mail comporta la copia delle informazioni riservate direttamente nella casella di posta del destinatario, dove la loro sicurezza dipende dalla protezione del relativo account e-mail e dei dispositivi utilizzati. Sebbene l’e-mail rimanga un ottimo canale di comunicazione, non è sempre il modo più appropriato per trasmettere documenti sensibili.

Ripensare la trasmissione sicura dei documenti

Un numero crescente di organizzazioni sta adottando un approccio diverso. Invece di allegare file riservati a un’e-mail, il messaggio serve semplicemente a informare il destinatario che un documento è disponibile in un ambiente sicuro.

Il documento stesso rimane protetto, l’accesso può essere limitato ai destinatari autorizzati e le organizzazioni mantengono un maggiore controllo sulle modalità di trasmissione delle informazioni riservate.

Questo approccio riduce l’esposizione non necessaria delle informazioni sensibili senza modificare il modo in cui le persone comunicano.

Come DeepMail protegge i documenti riservati

DeepMail è stato sviluppato appositamente per la trasmissione sicura di documenti aziendali.

Invece di inviare file sensibili come allegati e-mail, i documenti vengono trasmessi direttamente nella DeepBox protetta del destinatario. L’e-mail funge unicamente da notifica, mentre il documento rimane archiviato in modo sicuro fino a quando il destinatario autorizzato vi accede.

Questo modello offre diversi vantaggi importanti:

• Minore esposizione: i documenti riservati non vengono mai inviati come allegati e-mail.
• Accesso controllato: i destinatari devono autenticarsi prima di poter accedere ai propri documenti.
• Hosting in Svizzera: i documenti sono ospitati esclusivamente su un’infrastruttura sicura in Svizzera.
• Sicurezza di livello enterprise: DeepMail opera su un’infrastruttura cloud certificata ISO 27001:2022 e supporta le organizzazioni nel rispetto dei requisiti svizzeri ed europei in materia di protezione dei dati.
• Integrazione semplice: DeepMail si integra con Abacus e altri sistemi ERP tramite API REST, consentendo alle organizzazioni di introdurre la trasmissione sicura dei documenti senza interferire con i processi esistenti.

Un modo migliore per trasmettere informazioni sensibili

Le soluzioni di sicurezza più efficaci sono spesso quelle che si integrano naturalmente nei processi aziendali esistenti.

DeepMail consente alle organizzazioni di continuare a lavorare con i sistemi abituali, aggiungendo al contempo un ulteriore livello di protezione per i documenti riservati. I collaboratori non devono cambiare il modo in cui inviano le informazioni e i destinatari continuano a ricevere una semplice notifica via e-mail prima di accedere in modo sicuro ai propri documenti tramite DeepBox.

Con la continua evoluzione delle minacce informatiche e dei requisiti normativi, le organizzazioni stanno prestando sempre maggiore attenzione non solo a come archiviano le informazioni sensibili, ma anche a come le trasmettono.

Per i documenti aziendali riservati, la trasmissione sicura dei documenti sta diventando un importante complemento all’e-mail tradizionale, aiutando le organizzazioni a rafforzare la sicurezza senza compromettere la facilità d’uso.