Migros Ostschweiz verkürzt mit DeepSign die Dauer der Vertragsunterzeichnung von zehn auf zwei Tage.

Herausforderung

Effizienz ist das A und O.

In der schnelllebigen Welt des Detailhandels ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Migros Ostschweiz bearbeitet jeden Monat zahlreiche Mitarbeiterverträge. Aber die manuellen Prozesse, die das Versenden, Drucken, Unterschreiben, Scannen, erneute Versenden und Überprüfen von Verträgen bei jeder Neueinstellung beinhalten, bedeutete, dass es im Durchschnitt zehn Tage dauerte, bis die notwendigen schriftlichen Formalitäten mit den Bewerbern abgeschlossen waren.

Um die Unterzeichnung von Verträgen für neue Mitarbeiter zu digitalisieren und die Effizienz zu erhöhen, suchte Migros Ostschweiz nach einer digitalen Signaturlösung, die ihre hohen Anforderungen erfüllt. In erster Linie musste die Lösung einfach sein und reibungslos funktionieren und durfte keine komplizierte Registrierung des Vertragsunterzeichners erfordern. Zweitens sollte die Lösung unabhängig funktionieren, ohne eine komplizierte API. Und schliesslich sollte die elektronische Signaturlösung die strengen Datenschutzbestimmungen von Migros und der Schweiz erfüllen.

Lösung

DeepSign überzeugt durch Preis, Flexibilität, Einfachheit und Compliance.

Dank eines zufälligen Gesprächs erfuhr Sandro Albrigo von DeepSign und beschloss, einen genaueren Blick darauf zu werfen. Und was er dabei herausfand, überzeugte ihn, DeepSign auszuprobieren. „Mit DeepSign konnten wir den Service an unsere Bedürfnisse anpassen.“

DeepSigns Kombination aus niedrigeren Kosten, Preisflexibilität, Einfachheit, eigenständiger Funktionalität und regulatorischer Compliance bietet Migros Ostschweiz genau das, was das Unternehmen braucht.

Die technische Implementierung war einfach und schnell und wurde in etwa zwei Monaten abgeschlossen. Wie erwartet, dauerte es etwas länger die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten. Aber innerhalb von sechs Monaten war DeepSign einsatzbereit und wurde eingesetzt, um 200 einfache elektronische Signaturen (EES) pro Monat auszuführen.

„Wir haben wirklich gespürt, dass DeepCloud daran interessiert ist, unsere Anforderungen und Bedürfnisse zu erfüllen.“

Sandro Albrigo
Leiter HR Führungsberatung / Leiter HR Services, Migros Ostschweiz

Ergebnisse

Ausweitung der Nutzung elektronischer DeepSign-Signaturen in den Abteilungen Recht und Einkauf.

Zehn Monate und mehr als 2’000 elektronische Signaturen später: Die Umstellung auf DeepSign hat kein negatives Feedback erhalten. „Die Leute verstehen sofort und ohne Erklärung, wie man dieses Tool benutzt“, sagt Albrigo. „Andernfalls hätten wir Beschwerden erhalten.“

Mit einer von zehn Tagen auf maximal zwei Tage verkürzten Bearbeitungszeit für Verträge will Migros Ostschweiz nun die gleichen beeindruckenden Ergebnisse mit DeepSign in anderen Abteilungen erzielen, in denen Effizienz und Zeitersparnis von entscheidender Bedeutung sind, wie etwa in der Rechtsabteilung und im Einkauf.

Aufbauend auf einer erfolgreichen ersten Implementierung von DeepSign ist Migros Ostschweiz zu Recht davon überzeugt, dass weitere Implementierungen ebenfalls erfolgreich verlaufen werden. „Es ist absolut unkompliziert“, sagte Albrigo. „Alles wird minutiös überprüft. Und wir haben wirklich das Gefühl, dass DeepCloud daran interessiert ist, unsere Anforderungen und Bedürfnisse zu erfüllen, und dass es ein starkes Interesse an der Verbesserung des Tools gibt. Im Laufe der Zeit haben wir gemeinsam an dem Tool gearbeitet und neue Funktionen implementiert, um es immer weiter an unsere Bedürfnisse anzupassen. Wir haben einen sehr effizienten Prozess entwickelt.“