PHBern digitalisiert jährlich 1’000 Arbeitsverträge mit DeepSign und DeepID

Herausforderung

Der Weg zu rechtssicheren, papierlosen Workflows.

Während die Pädagogische Hochschule Bern (PHBern) daran arbeitete, ihre administrativen Abläufe zu modernisieren, wurde die Notwendigkeit, Arbeitsverträge zu digitalisieren, immer dringlicher. Der Kanton Bern hatte das Gesetz und die Verordnung über die digitale Verwaltung (DVG/DVV) erlassen, welche einen rechtlichen Rahmen für die Digitalisierung im öffentlichen Sektor schaffen und Institutionen wie PHBern zur Einführung rechtssicherer elektronischer Signaturlösungen verpflichten.

Diese neuen Anforderungen zu erfüllen, war nur ein Teil der Herausforderung. PHBern wollte zudem die manuelle Bearbeitung reduzieren, papierbasierte Prozesse abschaffen und das Vertragsmanagement optimieren, ohne dabei Mitarbeitenden oder Anstellungsbehörden zusätzliche Hürden aufzuerlegen. Gesucht wurde eine rechtsgültige Lösung für digitale Signaturen, die sich in bestehende Systeme integrieren lässt.

Lösung

DeepSign und DeepID als Teil des digitalen Vertragsprozesses.

PHBern entschied sich für DeepSign und DeepID, um qualifizierte elektronische Signaturen (QES) als Teil des digitalen Onboarding-Prozesses umzusetzen. Die Arbeitsverträge werden über ein internes System erstellt, das mit SAP-HCM-Daten verknüpft ist, und direkt in den Workflow von DeepSign übertragen.

Innerhalb dieses digitalen Workflows wird jeder Vertrag zunächst von der zuständigen Organisationseinheit geprüft und genehmigt. Nach der Genehmigung wird der Vertrag durch die Anstellungsbehörde – in der Regel die Rektorin oder der Rektor der PHBern – unterzeichnet und anschliessend digital an die Mitarbeitenden übermittelt. Der gesamte Prozess erfolgt ohne Medienbrüche oder postalische Bearbeitung.

DeepID spielt eine zentrale Rolle bei der Umsetzung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) durch einen intuitiven Identifikationsprozess, der PHBern hilft, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig eine reibungslose und schnelle Signatur zu gewährleisten.

„Mittels DeepSign hat die PHBern einen digitalen, schlanken und effizienten Workflow für die digitale Signatur von Verträgen.“

Martin Dietrich
Leiter HR, Finanzen und Controlling, PHBern

Ergebnisse

Schlanker und effizienter HR-Prozess für 1’000 Verträge jährlich.

Durch die Digitalisierung des Workflows für Arbeitsverträge hat PHBern den manuellen Aufwand und Medienbrüche deutlich reduziert. Zuvor mussten Verträge gedruckt, gescannt, archiviert und schliesslich vernichtet werden. Nun erfolgt der gesamte Prozess – von der Erstellung über die Signatur bis zur Zustellung – vollständig digital, ganz ohne Papierunterlagen.

Rund 1’000 Verträge werden nun jährlich mit DeepSign erstellt und unterzeichnet. Diese Umstellung hat das Fristenmanagement verbessert, den administrativen Aufwand verringert und das Onboarding neuer Mitarbeitender optimiert.

Dank ihrer Benutzerfreundlichkeit tragen DeepSign und DeepID beim Onboarding zu einer reibungslosen Einführung bei und gewährleisten durchgängig die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.