Die OBT AG transformiert Dokumenten-Workflows mit digitalen Signaturen von DeepSign und mit DeepID.

Herausforderung

Optimierung ineffizienter und fragmentierter Dokumenten-Signaturprozesse.

OBT, ein Schweizer Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen in den Bereichen Treuhand, Wirtschaftsprüfung, Steuern & Recht, HR-Services sowie Informatik-Gesamtlösungen mit 11 Niederlassungen und 550 Mitarbeitenden, arbeitete überwiegend mit physischen Signatur-Workflows. Dieser Prozess war langsam, arbeitsintensiv und uneinheitlich, was zu Verzögerungen in den Abläufen führte. Ein früherer Versuch, die Workflows mit einer elektronischen Signaturlösung zu digitalisieren, brachte zusätzliche Herausforderungen mit sich – die Lösung erforderte eine Identitätsverifikation durch Drittanbieter, was die Nutzung erschwerte und sinkende Akzeptanz im Unternehmen zur Folge hatte.

Zudem herrschte bei den Mitarbeitenden Unklarheit über den richtigen Einsatz elektronischer Signaturen und Unstimmigkeiten wie „Mischsignatur“-Szenarien (eine Person signiert digital, die andere physisch) führten zu Workflow-Störungen. Die Folge war ein erheblicher Bedarf an einer einheitlichen, benutzerfreundlichen Lösung, die das Unterschriftenmanagement modernisiert und Prozesse im gesamten Unternehmen optimiert.

Lösung

Eine einheitliche eSignatur-Lösung mit integrierter digitaler Identitätsprüfung.

Um diese Ineffizienzen zu beheben, implementierte OBT DeepSign für elektronische Signaturen in Kombination mit DeepID für eine nahtlose digitale Identitätsverifikation. DeepCloud passte die Plattform individuell an die spezifischen Unternehmensanforderungen von OBT an, indem eine erweiterte Konfiguration bereitgestellt wurde, einschliesslich Funktionen wie Domain Verifikation und die Verwaltung mehrerer Geschäftseinheiten innerhalb eines einzigen Abonnements.

Die Integration von DeepSign verlief reibungslos und ermöglichte es den Mitarbeitenden, qualifizierte elektronische Signaturen (QES) problemlos zu nutzen. Dank der kostenlosen Identitätsverifikation über DeepID, die lediglich ein offizielles Dokument und ein Smartphone erfordert, wurden frühere Hürden bei der Einführung beseitigt. Die Mitarbeitenden konnten ihre Identität schnell und einfach verifizieren, wodurch die durch externe Verifikationsprozesse gestellte Hürde entfiel.

Die Lösung ermöglichte es OBT, seine Signaturprozesse zu digitalisieren und gleichzeitig die gesetzliche Konformität gemäss Schweizer und EU-Recht zu gewährleisten, was die Akzeptanz steigerte und die Workflows beschleunigte.

„Nebst dem Effizienzgewinn im Signaturprozess ist DeepSign einfach, nachvollziehbar und intuitiv in der Nutzung, insbesondere auch im Zusammenspiel mit der Business Software Abacus.“

Fabian Stolz
Leiter interne Informatik, OBT AG

Ergebnisse

Transformation der Unterschriftenhandhabung in den OBT Geschäftsabläufen.

Die Implementierung von DeepSign und DeepID hat die Dokumenten-Workflows revolutioniert und spürbare Verbesserungen im gesamten Unternehmen bewirkt. Eine einheitliche elektronische Signaturplattform wurde etabliert, die von 60 % der 550 OBT Mitarbeitenden aktiv genutzt wird. Die Signaturprozesse wurden erheblich beschleunigt, sodass OBT nun monatlich etwa 300 qualifizierte elektronische Signaturen (QES) einsetzt. Zudem konnte das Unternehmen seine Digitalisierungsstrategie weiter ausbauen, wodurch reibungslose Abläufe an allen 11 Standorten sichergestellt werden.

Aufgrund des intuitiven Designs, der Benutzerfreundlichkeit und der integrierten digitalen Identitätsprüfung ermöglichen DeepSign und DeepID der OBT AG eine sichere und unkomplizierte Unterschriftenhandhabung. In Zukunft plant OBT, DeepSign direkt in das ERP-System und weitere zentrale Geschäftsanwendungen zu integrieren, um die Workflows weiter zu optimieren.