ewl energie wasser luzern harmonisiert und automatisiert die Rechnungsverarbeitung mit DeepO

Herausforderung

Modernisierung und Harmonisierung unterschiedlicher Kreditorensysteme

ewl energie wasser luzern, ein Energiedienstleistungs­unternehmen in der Stadt Luzern zu Hause und in der Zentralschweiz täglich spürbar, verfolgt aktiv die Harmonisierung und digitale Transformation seiner Systemlandschaft. Ziel war es, Altsysteme zu konsolidieren, Dokumentenprozesse zu automatisieren und die gesamte Lieferantenbuchhaltung auf elektronische Rechnungen umzustellen. Eine dringende Anforderung war der Ersatz der bisherigen Lösung zur Rechnungsverarbeitung durch eine vollständig in das Abacus ERP integrierte Plattform, die Dokumentenerkennung, automatische Datenerfassung und Genehmigungsworkflows für jährlich über 21.000 Lieferantenrechnungen ermöglicht.

Die Hauptherausforderung bestand darin, eine Lösung einzuführen, die alle bestehenden Automatisierungen und Datenflüsse bewahrt, ohne die Arbeitsbelastung des Kreditorenteams zu erhöhen. Auf operativer Ebene sollten manuelle Scans abgeschafft, Buchungsfehler reduziert und eine reibungslose Anbindung von Lieferanten für den digitalen Rechnungseingang sichergestellt werden. Entscheidend war dabei die Einführung eines zukunftssicheren, kontinuierlich weiterentwickelten Systems zur Maximierung der Effizienz und Einhaltung neuer Prozessstandards.

Lösung

Robuste End-to-End-Automatisierung mit DeepO und DeepFlow

ewl implementierte DeepO für eine durchgängige Rechnungsverarbeitung und etablierte einen integrierten digitalen Workflow vom Rechnungseingang bis zur Archivierung im Abacus-System. Der zentrale und modernisierte Rechnungseingang erkennt automatisch die Adresse, woraufhin die Rechnungen der jeweils zuständigen Abteilung via DeepBox zur Validierung und Weiterverarbeitung zugewiesen werden. Eingehende Dokumente werden von der DeepO-KI analysiert, die mit vordefinierten Schlagworten und Genehmigungskriterien arbeitet, wodurch interne Rechnungen automatisch verbucht und validiert werden können.

Für wiederkehrende Lieferantenrechnungen wurde DeepO mit historischen Daten trainiert, um Absender zu erkennen, Felder automatisiert auszufüllen und regelbasierte Prüfungen durchzuführen. Dank Vorschlagslogik und überwachtem Lernen optimiert die Plattform sich laufend selbst und minimiert manuelle Eingriffe sowie Buchungsfehler.

Zur vollständigen Workflow-Automatisierung setzte ewl DeepFlow-Prozesse ein, die eine direkte Validierung und Archivierung in Abacus ermöglichen. Dokumente, die anhand trainierter Vorlagen erkannt werden können, werden automatisch verarbeitet, während Rechnungen mit fehlenden Angaben gezielt zur manuellen Prüfung gekennzeichnet werden. Das ICT-Applikations Team erhielt eine Schulung zu DeepBox, um die neue Lösung sofort in der Praxis nutzen zu können.

Ein weiteres Highlight war die Einführung einer Advanced Box speziell für das Lagerpersonal, um Rechnungen direkt per E-Mail einzuspeisen und mit Hilfe von DeepO Lieferscheine und Bestellnummern abzugleichen. Dokumente ohne Bestellbezug werden an ein zentrales Postfach weitergeleitet, was Feedbackschleifen mit Lieferanten auslöst und so deren zukünftige Prozesskonformität verbessert.

„Durch die stetige Weiterentwicklung des Produkts DeepO wird uns eine optimale Plattform für die effiziente Verarbeitung von Dokumenten zur Verfügung gestellt.“

Doris Fenk
Sachbearbeiterin Finanz- und Rechnungswesen, ewl energie wasser luzern

Ergebnisse

Deutliche Zeit- und Kostenersparnis bereits in der Frühphase der Automatisierung

Die schrittweise Einführung von DeepO bei ewl hat die Bearbeitungszeiten für interne und wiederkehrende Rechnungen bereits halbiert – mit einer geschätzten Kostenreduktion von 30% in diesen Bereichen. Die vollständige Optimierung externer Lieferantenrechnungen ist noch im Gange, doch bereits jetzt berichtet das Kreditorenteam von deutlich verbesserten Arbeitsabläufen und weniger Buchungsfehlern bei wiederkehrenden Rechnungen.

Die intuitive Benutzeroberfläche und laufende Funktionsupdates wurden vom Team positiv aufgenommen. Besonders geschätzt wird der integrierte Online-Support, der schnelle Hilfe ohne Einschaltung der internen IT ermöglicht. Laufende Schulungen sowie die fortschreitende Einbindung der Lieferanten werden voraussichtlich zu einer weiteren Reduktion manueller Tätigkeiten führen und die großflächigen Effizienzpotenziale im weiteren Rollout vollständig erschliessen.